/Home/Shared Mailbox Access Permissions

Shared Mailbox Access Permissions

Hak Akses Shared Mailbox

Layanan ini digunakan untuk mengajukan pemberian maupun pencabutan hak akses pengguna terhadap shared mailbox di lingkungan ITS. Pemberian hak akses dilakukan agar pengguna dapat mengakses dan mengelola shared mailbox sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, sedangkan pencabutan hak akses dilakukan apabila pengguna sudah tidak memerlukan akses, mengalami perubahan jabatan, berpindah unit, atau telah berakhir masa penugasannya.

Hak akses hanya diberikan kepada pengguna yang telah diajukan oleh unit pemilik shared mailbox.

Jenis Hak Akses

Full Access

Memberikan hak kepada pengguna untuk membuka dan mengelola isi shared mailbox, seperti membaca, membuat, memindahkan, dan menghapus email.

Send As

Memberikan hak kepada pengguna untuk mengirim email menggunakan alamat shared mailbox sebagai pengirim.

Siapa yang dapat mengajukan?

Permohonan pemberian maupun pencabutan hak akses shared mailbox hanya dapat diajukan oleh unit pemilik shared mailbox.

Persyaratan

Pemimpin unit menyiapkan surat resmi yang memuat:

  • Nama shared mailbox.
  • Jenis permohonan (pemberian atau pencabutan hak akses).
  • Daftar pengguna yang akan diberikan atau dicabut hak aksesnya.
  • Jenis hak akses yang dimohonkan (jika pemberian hak akses).

Alur layanan

Unit menyiapkan surat permohonan dan mengirimkan ke DPTSI melalui myITS Office │ ▼ Tim LTSI melakukan verifikasi data │ ▼ Tim LTSI memberikan atau mencabut hak akses pengguna dari shared mailbox │ ▼ Tim LTSI menginformasikan kepada unit pemohon bahwa proses pemberian atau pencabutan hak akses telah selesai dilakukan

Bagaimana cara mengakses shared mailbox?

  1. Buka outlook.live.com/mail/
  2. Cari tombol sign in di pojok kanan atas halaman.
  3. Masukkan email ITS dan password myITS.
  4. Klik foto profil di pojok kanan atas, pilih Open another mailbox.
  5. Masukkan alamat email shared mailbox (misalnya layanan@its.ac.id).
  6. Pilih shared mailbox yang muncul, lalu klik Add.
  7. Shared mailbox akan muncul dan siap digunakan.

Pertanyaan yang sering diajukan