DPTSI

Webinar Zoom adalah layanan pertemuan daring yang memungkinkan penyelenggara menyampaikan presentasi, seminar, atau pelatihan kepada banyak peserta secara virtual melalui satu ruang webinar.

• Pemohon merupakan sivitas akademika atau unit kerja di lingkungan ITS.
• Pengajuan dilakukan sebelum tanggal pelaksanaan kegiatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
• Jadwal kegiatan telah diperiksa dan tidak berbenturan dengan penggunaan Webinar Zoom lainnya.
• Pemohon wajib melampirkan dokumen pendukung, seperti:
  1. Surat tugas/surat permohonan (jika diperlukan).
  2. Flyer atau poster kegiatan.
• Informasi kegiatan diisi secara lengkap.
• Kegiatan yang diajukan harus merupakan kegiatan resmi yang diselenggarakan oleh unit kerja atau organisasi di lingkungan ITS.
• Pengajuan akan diproses setelah seluruh data dan dokumen pendukung dinyatakan lengkap.
• Persetujuan penggunaan Webinar Zoom sepenuhnya menjadi kewenangan Tim LTSI berdasarkan kelengkapan dokumen dan ketersediaan jadwal.
• Link Webinar Zoom akan dikirimkan ke alamat email yang didaftarkan setelah permohonan disetujui.

• Sebelum mengajukan Webinar Zoom, silakan memeriksa ketersediaan jadwal melalui menu Webinar Zoom pada Portal ITS.
• Setelah memastikan jadwal masih tersedia, silakan menyiapkan dan melengkapi dokumen pendukung yang diperlukan.
• Lakukan pengajuan Webinar Zoom melalui Portal ITS dengan mengisi formulir permohonan serta mengunggah dokumen pendukung.
• Tim LTSI akan melakukan pemeriksaan terhadap dokumen dan data permohonan yang telah diajukan.
• Apabila permohonan telah memenuhi ketentuan, Tim LTSI akan melakukan verifikasi dan menyetujui pengajuan tersebut.
• Setelah permohonan disetujui, silakan memeriksa email yang didaftarkan pada saat pengajuan untuk memperoleh tautan (link) Webinar Zoom.

MULAI
│
▼
Periksa Ketersediaan Jadwal
Webinar Zoom di Portal ITS
│
▼
Jadwal Tersedia?
┌─────────────┐
Ya
▼
Ajukan Webinar Zoom
melalui Portal ITS
│
▼
Tim LTSI Memeriksa Dokumen
dan Data Permohonan
│
▼
Dokumen Sesuai Ketentuan?
┌───────────────┐

 Ya
▼
Link Webinar Zoom
Dikirim ke Email Pemohon
│
▼
SELESAI

1. Pastikan permohonan Webinar Zoom telah disetujui oleh Tim LTSI.
2. Buka email yang didaftarkan saat pengajuan Webinar Zoom.
3. Cari email yang berisi tautan (link) Webinar Zoom beserta informasi kegiatan.
4. Klik tombol atau tautan Join Webinar pada email tersebut.
5. Jika diminta, masuk (Sign In) menggunakan akun Zoom atau masukkan nama sesuai kebutuhan.
6. Tunggu hingga host memulai webinar atau mengizinkan Anda masuk ke sesi webinar.
7. Setelah berhasil bergabung, Anda dapat mengikuti webinar sebagai peserta atau sebagai panelis (jika telah ditambahkan oleh host).