Layanan ini digunakan untuk mengajukan pemberian maupun pencabutan hak akses pengguna terhadap shared mailbox di lingkungan ITS. Pemberian hak akses dilakukan agar pengguna dapat mengakses dan mengelola shared mailbox sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, sedangkan pencabutan hak akses dilakukan apabila pengguna sudah tidak memerlukan akses, mengalami perubahan jabatan, berpindah unit, atau telah berakhir masa penugasannya.
Hak akses hanya diberikan kepada pengguna yang telah diajukan oleh unit pemilik shared mailbox.
Memberikan hak kepada pengguna untuk membuka dan mengelola isi shared mailbox, seperti membaca, membuat, memindahkan, dan menghapus email.
Memberikan hak kepada pengguna untuk mengirim email menggunakan alamat shared mailbox sebagai pengirim.
Permohonan pemberian maupun pencabutan hak akses shared mailbox hanya dapat diajukan oleh unit pemilik shared mailbox.
Pemimpin unit menyiapkan surat resmi yang memuat:
Unit menyiapkan surat permohonan dan mengirimkan ke DPTSI melalui myITS Office │ ▼ Tim LTSI melakukan verifikasi data │ ▼ Tim LTSI memberikan atau mencabut hak akses pengguna dari shared mailbox │ ▼ Tim LTSI menginformasikan kepada unit pemohon bahwa proses pemberian atau pencabutan hak akses telah selesai dilakukan
layanan@its.ac.id
Proses pemberian atau pencabutan shared mailbox diselesaikan sesuai SLA, yaitu maksimal 2 (dua) hari kerja.
Apabila pengguna sudah tidak memerlukan akses karena pindah unit, berganti jabatan, atau berakhir masa penugasannya, unit pemilik shared mailbox perlu mengajukan permohonan pencabutan hak akses. Jika pengguna memerlukan akses baru sesuai tugas atau jabatan yang baru, unit terkait dapat mengajukan permohonan pemberian hak akses.