DPTSI

Shared mailbox adalah kotak masuk email bersama yang dapat diakses oleh beberapa pengguna untuk mengelola email menggunakan satu alamat email yang sama.

• Pengajuan diajukan oleh kepala unit atau pegawai yang mendapat kewenangan dari unit kerja.
• Shared mailbox digunakan untuk keperluan unit kerja, bukan untuk keperluan pribadi.
• Pemohon telah menentukan nama alamat email yang diusulkan sesuai dengan format [nama unit]@its.ac.id.
• Pemohon mencantumkan daftar pengguna yang akan diberikan hak akses beserta alamat email ITS masing-masing.
• Shared mailbox berada di bawah tanggung jawab unit kerja yang mengajukan.

Buat surat resmi dari unit kerja yang memuat:

• nama email shared mailbox;
• deskripsi penggunaan;
• daftar pengguna yang akan diberikan hak akses (nama lengkap dan email ITS).

Selanjutnya, ajukan permohonan kepada DPTSI melalui myITS Office.

Unit menyiapkan surat permohonan
dan mengirimkan ke DPTSI melalui myITS Office
│
▼
Tim LTSI melakukan verifikasi data
│
▼
Tim LTSI membuat shared mailbox dan mendelegasikan
nama-nama yang ditugaskan ke shared mailbox
│
▼
Tim LTSI menginformasikan kepada unit pemohon bahwa proses pembuatan
dan pemberian hak akses telah selesai dilakukan.

1. Buka outlook.live.com/mail/
2. Cari tombol sign in di pojok kanan atas halaman.
3. Masukkan email ITS dan password myITS.
4. Klik foto profil di pojok kanan atas, pilih Open another mailbox.
5. Masukkan alamat email shared mailbox (misalnya layanan@its.ac.id).
6. Pilih shared mailbox yang muncul, lalu klik Add.
7. Shared mailbox akan muncul dan siap digunakan.