WASPADA DENGAN ARSIP DIGITAL YANG BERJAYA DI ERA WFH

Oleh: Agus Santoso, S.Sos.,M.Med.Kom

Kepala Sub Kearsipan dan Dokumentasi Multimedia

Institut Teknologi dan Sepuluh Nopember

Adanya kebijakan Pemerintah untuk menjaga jarak dan interaksi di situasi pandemi Covid-19 saat ini memunculkan gaya baru dalam bekerja yang dikenal dengan istilah Work From Home (WFH). WFH mengharuskan para pekerja baik di sektor Pemerintahan maupun Swasta merubah gaya bekerjanya. Pekerjaan yang biasanya bisa diselesaikan secara face to face, sekarang beralih menjadi long distance system. Penggunaan berbagai perangkat teknologi informasi dan aplikasi komunikasi jarak jauh menjadi sangat meningkat. Gaya bekerja WFH bisa jadi menjadi hal yang biasa bagi mereka yang sudah biasa menerapkan sistem bekerja jarak jauh, tetapi bagi mereka yang belum terbiasa dengan hal ini, bisa menjadi momok tersendiri. Berbagai alasan digaungkan oleh mereka yang belum terbiasa dengan WFH, mulai dari ketidakcakapan dalam penggunaan media teknologi informasi, hingga pada alasan klasik tapi mendasar yaitu “data ada di kantor”. Alasan inilah yang menjadikan keberadaan arsip digital menjadi berjaya di era WFH ini. Bagaimana tidak, selama ini arsip digital hanya sekedar pelengkap kerja dan bahkan keberadaannya tidak selalu ada di dalam suatu organisasi. Meskipun ada, arsip digital tidak dikondisikan sesuai dengan standar penyimpanan yang optimal. Ketika arsip digital ini sudah dikelola dengan baik, maka tidak ada alasan lagi untuk melaksanakan WFH dengan baik.

Sebenarnya masyarakat kita selalu menggenggam perangkat teknologi berupa smartphone yang memungkinkan untuk mendukung pelaksanaan WFH ini. Ironisnya masih banyak masyarakat kita yang lebih gemar memanfaatkan smartphone untuk menyimpan foto dan video pribadi, atau bahkan lebih gemar memanfaatkannya untuk bermain game dan aplikasi tik tok. Kondisi tersebut seolah-olah berbalik ketika banyak kantor pemerintahan dan perusahaan swasta menerapkan WFH, hampir semua pekerja menyimpan arsip digital yang merupakan modal mereka dalam bekerja. Aplikasi komunikasi jarak jauh juga tak kalah ketinggalan untuk diinstal pada perangkat smartphone. Gambaran fenomena tersebut menarik perhatian para penggiat arsip, khusunya pada jenis arsip digital. Berlangsungnya WFH ini sangat berpotensi pada meningkatnya jumlah arsip digital yang tercipta. Aktifitas berbagi dokumen melalui email, media sosial, dan aplikasi komunikasi jarak jauh menjadi hal yang biasa dan tak bisa dihindari. Kondisi ini harus diwaspadai oleh setiap organisasi dan juga para pekerja untuk menjaga keberadaan arsip digitalnya.

Keamanan data dari arsip digital menjadi hal penting yang harus diwaspadai. Jangan sampai tergiur dengan penggunaan aplikasi komunikasi gratis yang belum jelas keamanannya. Bisa jadi aplikasi tersebut mengancam privasi suatu organisasi. Memastikan siapa saja yang berhak untuk mengakses arsip digital juga menjadi hal yang penting. WFH ini menjadikan semua pekerja seolah-olah berhak mendapatkan informasi dari arsip digital, padahal belum tentu. Arsip digital memang memiliki keunggulan dalam hal mempermudah proses komunikasi di era WFH, tetapi arsip digital juga sangat rentan dengan manipulasi data. Bijak dalam menggunakan media sosial sebagai sarana komunikasi juga perlu diwaspadai. Pastikan hanya memanfaatkan media sosial official masing-masing organisasi, sehingga terjamin kebenarannya. Kewaspadaan dalam hal penyimpanan arsip digital menjadi pamungkas dalam WFH.. Segala bentuk komunikasi berbasis tulisan, chatting, surat dan rekaman proses rapat online adalah bentuk-bentuk arsip digital yang harus disimpan dengan baik demi lancarnya proses WFH. Perlu penganggungjawab khusus untuk menyimpan arsip digital dari segala aktifitas WFH ini, sehingga keberadaan arsip digital dapat dikontrol dan diawasi. Arsip digital inilah yang nantinya akan menjadi saksi terjadinya aktifitas WFH