Berdasarkan surat tersebut pula, nantinya proses kenaikan pangkat pegawai untuk periode April 2013 akan menggunakan data dari hasil pemutakhiran yang telah ada. ITS sendiri telah melakukan sosialisasi pemutakhiran data pegawai ini pada 18 Februari 2013 lalu.
Untuk membantu proses pemutakhiran data di masing-masing instansi di bawah Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud) RI tersebut, termasuk di lingkungan perguruan tinggi negeri (PTN), Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kemendikbud juga telah membangun aplikasi http://118.98.232.21:8080/peremajaandata.
Langkah Teknis Pemutakhiran Data yang dilakukan di ITS antara lain dengan pengambilan data dari SIM Kepegawaian ITS yang diambil per 25 Januari 2013, lalu melakukan ekspor data dari database ke file template xls. Ini untuk memudahkan pengisian dan pengiriman data ke Kemendikbud.
Kemudian dilakukan pembagian file template untuk diisi, pengumpulan file template per unit, melakukan verifikasi data dengan SIM Kepegawaian (dan Biro SDM), setelah itu dilakukan pengiriman data ke Kemendikbud dengan langsung mengakses data di server ITS dengan IP address tertentu.
Formulir pemutakhiran data yang harus diisi pegawai tersebut antara lain berupa data dasar pegawai, Riwayat Pendidikan Formal, Riwayat Diklat Fungsional, Riwayat Diklat Teknis, Riwayat Diklat Penjenjangan/Struktural, Riwayat Kepangkatan Riwayat Jabatan Struktural, Riwayat Jabatan Fungsional, Istri/Suami, Anak, Seminar/Lokakarya/Simposium, Tanda Jasa/Penghargaan, Keanggotaan Organisasi, Keluarga, Riwayat Pekerjaan/Jabatan.
Nantinya semua data tersebut diverifikasi di Biro SDM dibantu Pusat Data dan Pelaporan BTSI agar isian sinkron dengan data dalam SIM Kepegawaian. Cetak hasil isian disesuaikan dengan format Formulir Isian Data Pegawai Kemendikbud. Formulir tercetak akan dibagikan Biro SDM untuk penandatanganan sebagai bukti (awal Maret 2013).
Pengumpulan data mutakhir berbentuk soft copy ke Pusat Data dan Pelaporan BTSI, Gedung Y (dekat Theater A) Kampus ITS Sukolilo. Saat pengumpulan disertakan pula daftar dosen/tenaga pendidik PNS (baik aktif maupun Tugas Belajar). (*)