Staf Kearsipan dan Dokumentasi Multimedia Biro Umum dan Reformasi Birokrasi (BURB) ITS Muhammad Samsul Arifin saat membawakan materi mengenai layanan sistem manajemen dokumen di ITS

Kampus ITS, ITS News – Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) terus berupaya dalam meningkatkan integrasi keilmuan pada berbagai bidang. Hal itu diwujudkan melalui pengenalan layanan kearsipan ITS sekaligus diskusi bersama peserta Community & Technological (CommTech) Camp Insight 2025 yang berasal dari mancanegara, Jumat (7/2).

Staf Kearsipan dan Dokumentasi Multimedia Biro Umum dan Reformasi Birokrasi (BURB) ITS Muhammad Samsul Arifin mengungkapkan, kampus pahlawan ini terus berupaya melakukan transformasi digital di bidang pelayanan publik untuk memberikan layanan yang unggul bagi pengguna. “Komitmen tersebut terwujud lewat inovasi yang menghadirkan kemudahan dan transparansi informasi  pada setiap proses layanan,” ungkap Samsul. 

Dalam mewujudkan upaya transformasi digital, ITS telah mengembangkan layanan sistem manajemen dokumen yang terintegrasi melalui MyITS Services. Layanan ini terhubung dengan perangkat lunak Document Management System (DMS) yang dapat menyederhanakan proses dokumen sehingga lebih efisien. “Layanan ini memberikan berbagai kemudahan dalam mengakses berbagai dokumen seperti Surat Keterangan Lulus (SKL) hingga pelayanan legalisir,” bubuhnya.

Menekankan peran MyITS Services dalam lingkup institut, Panitia CommTech Camp Insight 2025 Haykal Fikri Rabbani menuturkan, digitalisasi administrasi merupakan upaya pengurangan penggunaan kertas yang dapat mencemari lingkungan. Hal ini sekaligus menjadi perwujudan ITS dalam mendukung program Sustainable Development Goals (SDGs). Utamanya pada poin Pendidikan Berkualitas, Industri, Inovasi dan Infrastruktur serta Kota dan Permukiman yang Berkelanjutan.

Sharing Session peserta CommTech Camp Insight 2025 berdiskusi mengenai layanan sistem manajemen dokumen di berbagai negara

Selain mengenalkan layanan sistem manajemen dokumen di ITS, acara yang dihadiri oleh partisipan dari berbagai negara ini juga dimeriahkan dengan sesi diskusi mengenai sistem kearsipan data dari berbagai negara. Salah satu partisipan asal City of San Fernando, Filipina John Carlo A. Manabat sangat mengapresiasi sistem yang diterapkan oleh ITS ini. “Integrasi dokumen memungkinkan pelayanan yang optimal bagi mahasiswa dan pemangku kebijakan lain”, tuturnya.

John juga menyampaikan harapannya agar ke depannya ITS dapat menjalin kerja sama dengan perguruan tinggi di seluruh dunia, salah satunya Filipina, untuk memberikan layanan kearsipan data yang efisien. “Saya sendiri sangat terbuka dengan upaya untuk saling berbagi informasi mengenai transformasi digital kearsipan dengan Indonesia,” tambahnya. (*)

Reporter: Hani Aqilah Safitri
Redaktur: Ricardo Hokky Wibisono