Anggota tim KKN Abmas ITS bersama warga Desa Cikaso, Ciamis, Jawa Barat usai melakukan pelatihan

Kampus ITS, ITS News – Sistem pengiriman surat yang masih dilakukan secara manual menjadi kendala utama bagi penduduk desa, terutama ketika menghadapi proses administrasi yang kompleks. Untuk memberikan kontribusi positif, tim Kuliah Kerja Nyata (KKN) Pengabdian Masyarakat (Abmas) Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) inisiasi pelatihan aplikasi Smart Village untuk mendukung penyegaran sistem administrasi.

Anggota tim KKN Abmas, Daffa Maheswara, menjelaskan bahwa aplikasi ini khusus dirancang untuk mengintegrasikan permintaan warga dengan layanan perangkat desa, terkhusus Desa Cikaso, Jawa Barat. Selain itu, aplikasi berbasis teknologi ini dapat menggantikan sistem manual surat-menyurat yang sebelumnya mewajibkan warga mendatangi kantor, mencetak dokumen, baru kemudian dapat diproses. “Kami ingin memotong alur yang cukup rumit dan panjang tersebut,” ujar Daffa.

Dalam perencanaannya, tim KKN Abmas ini terlebih dahulu mengembangkan aplikasi Smart Village yang memakan waktu sekitar empat bulan dan melibatkan beberapa tim programming. Kemudian, aplikasi tersebut diserahkan langsung kepada masyarakat desa dalam bentuk perangkat lunak. “Meskipun belum di Play Store, aplikasi ini sudah bisa digunakan oleh masyarakat,” tambah mahasiswa Departemen Sistem Informasi ITS tersebut.

Tampilan aplikasi Smart Village yang dikembangkan tim KKN Abmas ITS Departemen Sistem Informasi

Aplikasi ini beroperasi dengan menyajikan sejumlah fitur yang dirancang untuk memenuhi keperluan desa. Bagi warga, aplikasi ini mempermudah pembuatan surat kehilangan, surat keterangan tidak mampu, dan surat berkelakuan baik. Tak hanya itu, tersedia pula fitur pembaruan status surat secara real-time, memungkinkan warga untuk melacak perkembangan surat yang telah diajukan.

Dari sisi lain, tersedia fitur khusus bagi admin atau perangkat desa untuk mencetak pengajuan surat secara otomatis, yang dapat menghemat waktu dan mengurangi beban kerja manual. Selain itu, fitur persetujuan pengajuan surat memberikan kontrol yang lebih baik terhadap kelancaran proses persetujuan. Fitur lain yang tersedia meliputi pembaruan status dan penggunaan template, yang juga memudahkan admin dalam menghasilkan surat berdasarkan format yang telah ditentukan.

Salah satu anggota tim KKN Abmas ITS, Daffa Maheswara saat menjelaskan aplikasi Smart Village kepada warga Desa Cikaso

Dalam pelatihan yang berlangsung pada Sabtu (4/11) lalu, tim KKN Abmas yang diketuai oleh Faizal Mahananto SKom MEng PhD ini memulai sesi dengan memperkenalkan aplikasi Smart Village kepada warga. Selanjutnya, masyarakat juga tak lupa untuk diajak melakukan simulasi penggunaan fitur-fitur aplikasi. “Selama pelatihan, tim juga memastikan warga untuk memahami aplikasi ini secara menyeluruh,” tutur Daffa.

Berkat aplikasi yang dikembangkannya ini, Daffa berharap dapat memberikan kemudahan dan keterbukaan dalam administrasi warga desa. Ia juga mengungkapkan rencana untuk melanjutkan pengembangan aplikasi ini dengan bekerja sama bersama pemangku kepentingan di desa. “Melalui pengembangan ini, diharapkan dapat memberikan manfaat yang lebih besar dan dapat diperluas ke berbagai desa di Indonesia,” ungkap Daffa penuh harap. (*)

Reporter: Lathifah Sahda
Redaktur: Fauzan Fakhrizal Azmi