DPTSI

Ketentuan Umum

1. Pihak DPTSI ITS menyediakan layanan email beserta fitur yang terdapat pada email tersebut secara gratis kepada pengguna yang berada di lingkungan ITS.
2. Penggunaan layanan email dibagi menjadi tiga bagian, yaitu:
3. Layanan Email Mahasiswa, diperuntukkan untuk mahasiswa aktif ITS dengan ketentuan menggunakan layanan email Gmail;
4. Layanan Email Dosen atau Tenaga Pendidik, diperuntukkan untuk dosen atau tenaga pendidik aktif ITS dengan ketentuan menggunakan layanan email Office 365;
5. Layanan Email Non-Personal, diperuntukkan untuk jabatan, unit, atau kegiatan-kegiatan yang sedang aktif atau berafiliasi dengan ITS dengan ketentuan menggunakan layanan email Office 365;
6. Masa berlaku layanan email adalah sebagai berikut, antara lain:
7. Untuk mahasiswa, berlaku selama masih menjadi mahasiswa aktif di ITS;
8. Untuk dosen atau tenaga pendidik, berlaku selama masih menjadi dosen atau tenaga pendidik aktif di ITS; dan
9. Untuk non-personal, berlaku selama jabatan, unit, atau kegiatan yang bersangkutan masih berstatus aktif di lingkungan ITS.
10. Layanan email yang disediakan otomatis terafiliasi dengan SSO (Single Sign On), sehingga apabila pengguna akan mengakses email dapat menggunakan akun integra.
11. Pengelola berhak melakukan tindakan yang dianggap perlu secara penuh, seperti mencabut, membekukan, dan lain sebagainya apabila dalam pelaksanaan penggunaan layanan tersebut dianggap tidak mematuhi peraturan yang telah ditetapkan oleh pengelola.
12. Semua layanan yang disediakan hanya boleh digunakan untuk tujuan akademis, penelitian, instruksional, dan profesional.

Ketentuan Khusus

1. Bagi Mahasiswa
2. Pengelolaan layanan bagi mahasiswa hanya sebatas dalam pembuatan email baru. Setelah layanan dilakukan proses aktivasi, maka keterangan yang terdapat di dalam layanan bersifat permanen.
3. Username email mahasiswa, default by sistem.
4. Akun domain mahasiswa @….its.ac.id
5. Bagi Dosen atau Tenaga Pendidik
6. Setiap dosen dan tenaga pendidik berhak memiliki satu (1) akun email personal ITS.
7. Setiap dosen dan tenaga pendidik dapat memiliki dan mengelola lebih dari satu email non-personal yang terafiliasi dengan email personalnya.
8. Akun email bagi dosen dan tenaga pendidik diharuskan menggunakan domain @its.ac.id.
9. Bagi Non-Personal

3.1. Jabatan

1. Email jabatan adalah email yang diperuntukkan untuk jabatan struktural
2. Proses pengajuan email jabatan pada unit dapat dilakukan oleh bagian kepegawaian dengan melampirkan Surat Keputusan yang menyatakan identitas pegawai yang mengisi jabatan tersebut kepada Service Desk DPTSI ITS.
3. Setiap email jabatan harus memiliki email personal yang bertanggung jawab pada jabatan tersebut.
4. Email jabatan dapat diakses melalui akun email personal yang bertanggung jawab pada jabatan tersebut.

3.2. Unit

1. Email unit adalah
2. Proses pengajuan email unit dapat dilakukan oleh bagian TU unit dengan melampirkan Surat Keterangan yang menyatakan identitas pegawai yang bertanggung jawab pada email unit kepada Service Desk DPTSI ITS.
3. Email unit yang diberikan kepada unit merupakan Share Email

3.3. Kegiatan

1. Email kegiatan adalah
2. Proses pengajuan email kegiatan dapat dilakukan oleh sekretaris penyelenggara dengan melampirkan Surat Keterangan yang menyatakan identitas penanggung jawab email kegiatan kepada Service Desk DPTSI ITS.
3. Setiap email kegiatan harus memiliki satu penanggung jawab email personal untuk mengelola akun email kegiatan tersebut.

Persetujuan

1. Pihak pengguna setuju mengenai fitur-fitur yang disediakan oleh penyedia
2. Dukungan teknis bagi pengguna dapat diakses selama di hari dan di jam kerja. Pengguna dapat memperoleh dukungan teknis melalui email, telepon, e-ticket, maupun kunjungan langsung ke bagian Service Desk DPTSI ITS.

Privasi dan Hak Pribadi Pengguna

1. Pengguna layanan memiliki hak penuh untuk menggunakan dan mengembangkan layanan yang dimiliki dengan memperhatikan aturan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh pihak penyedia.
2. Segala sesuatu yang berkaitan dengan data yang dimiliki oleh pengguna tidak akan dipublikasikan oleh pihak penyedia ke pihak manapun.

Kewajiban Pengguna

1. Pengguna layanan wajib menaati peraturan dan ketentuan yang berlaku di DPTSI dan ITS.
2. Segala bentuk perubahan peraturan atau ketetapan yang berlaku akan diinformasikan kepada pengguna melalui alamat email, website DPTSI, atau melalui media pengumuman lainnya.
3. Hal-hal yangt belum ditetapkan akan ditetapkan kemudian waktu.

Keamanan Terhadap Layanan

1. Pihak pengguna bertanggung jawab atas kerahasiaan informasi yang berkaitan dengan layanan email seperti username dan password.
2. Pihak penyedia tidak bertanggung jawab terhadap segala sesuatu yang terjadi terhadap informasi yang berkaitan dengan layanan email pengguna, termasuk penggunaan layanan oleh pihak yang tidak memiliki hak sebagai pengguna.
3. Dalam pengelolaan password, pengguna sangat disarankan untuk:
4. Menggunakan password dengan kombinasi huruf besar, huruf kecil, simbol, dan angka;
5. Melakukan perubahan password secara berkala dengan mekanisme yang telah ditentukan.
6. Apabila pengguna lupa akan password yang digunakan, penanggung jawab teknis maupun administrated dapat menggubungi Service Desk DPTSI ITS.

Tanggung Jawab atas Data Layanan

1. Pihak penyedia tidak menyediakan bantuan untuk masalah teknis yang berkaitan dengan isi dari direktori atau email yang dimiliki oleh pengguna, termasuk perbaikan atas program yang dimiliki oleh pengguna
2. Pihak penyedia tidak bertanggung jawab atas rusak/hilangnya data pengguna, baik sengaja maupun tidak disengaja oleh pengguna maupun pihak lain.
3. Pihak penyedia tidak menyediakan fasilitas backup dan restore untuk semua data yang dimiliki pengguna pada layanan email dan aplikasi pendukung lainnya.
4. Pihak pengguna disarankan untuk melakukan backup mandiri secara berkala.
5. Pihak pengguna disarankan melakukan pemeriksaan malware dan mengontrol keamanan layanan yang dimiki secara mandiri dan berkala.

Batasan Isi Layanan

1. Secara umum tidak ada batasan mengenai isi data yang dimiliki oleh pengguna, selama isi dari data tersebut tidak mengandung unsur SARA, pornografi, dan pelanggaran terhadap hak cipta.
2. Layanan tidak digunakan untuk tujuan kriminal (contoh: penipuan dan pencurian online).
3. Pihak pengguna bertanggung jawab penuh atas isi atau materi yang terdapat pada layanan secara hukum.
4. Pihak penyedia tidak tidak bertanggung jawab atas kejadian-kejadian yang terjadi akibat dari isi atau materi data yang dimiliki oleh pengguna.

Larangan Pengguna Layanan

1. Pengguna tidak boleh menggunakan layanan email untuk segala kegiatan yang bertentangan dengan hukum yang berlaku di Republik Indonesia.
2. Pengguna bertanggung jawab penuh atas isi data yang dimiliki pada data layanan.

Email yang Ditinggalkan

1. Pihak penyedia berhak untuk melakukan pengarsipan dan penghapusan akun email yang terdaftar. Hal ini dilakukan hanya untuk email yang penggunananya sudah dinyatakan tidak aktif lagi di lingkungan ITS.
2. Hal-hal yang menyebabkan penggunaan layanan email sudah dinyatakan tidak aktif lagi adalah sebagai berikut:
3. Mahasiswa yang sudah dinyatakan tidak aktif di ITS;
4. Dosen atau tenaga pendidik yang sudah dinyatakan tidak aktif di ITS;
5. Jabatan struktural atau fungsional yang sudah dinyatakan tidak atif di ITS;
6. Unit yang sudah dinyatakan tidak aktif di ITS; dan
7. Kegiatan yang sudah dinyatakan tidak aktif di ITS.