Konsinyering Pengembangan Terintegrasi myITS Services Pusat Layanan Terpadu ITS

Dalam upaya mewujudkan layanan administrasi yang cepat, efisien, dan berbasis teknologi Pusat Layanan Terpadu-Biro Umum, Kemanan dan Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) terus melakukan transformasi digital melalui program konyisering. Istilah konyisering merujuk pada proses integrasi layanan manual ke dalam sistem digital terpadu berbasis Kampus Online. 

Dua layanan penting yang telah berhasil dipercepat melalui konyisering adalah layanan cuti pegawai dan penanganan kehilangan dokumen bagi alumni.

Produk Layanan Terintegrasi melalui Pusat Layanan Terpadu

1. Digitalisasi Layanan Cuti Pegawai

Sebelum dikonyisering, proses pengajuan cuti di ITS bersifat manual dan memakan waktu. Pegawai harus mengisi formulir fisik, mengajukan ke atasan, dan menunggu proses tanda tangan serta verifikasi dari bagian kepegawaian. Hal ini sering kali menyebabkan keterlambatan dan kurangnya transparansi dalam proses cuti.

Kini, melalui Konys, pegawai dapat:

• Mengajukan cuti secara online kapan saja dan di mana saja.

• Melihat status pengajuan secara real-time.

• Menerima notifikasi digital saat cuti disetujui atau ditolak.

• Memantau sisa hak cuti tahunan langsung di sistem.

Layanan ini tidak hanya mempercepat proses administrasi, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien dan akuntabel.

2. Layanan Kehilangan Dokumen untuk Alumni

Bagi alumni ITS, kehilangan dokumen penting seperti ijazah atau transkrip akademik bisa menjadi kendala besar, terutama untuk keperluan kerja, studi lanjut, atau administrasi lainnya. Sebelumnya, proses pengurusannya mengharuskan alumni datang langsung ke kampus, membawa surat kehilangan, dan menunggu pencarian arsip manual.

Melalui konyisering, kini layanan ini dapat diakses secara daring:

• Alumni cukup mengisi formulir kehilangan dokumen secara online melalui portal layanan alumni Konys.

• Sistem akan memverifikasi data akademik alumni secara otomatis.

• Proses pencarian arsip dilakukan secara terintegrasi dan cepat melalui database digital.

• Dokumen pengganti atau surat keterangan dapat diterbitkan secara efisien, bahkan dikirim langsung ke alamat alumni.

Dengan sistem ini, ITS memastikan bahwa layanan kepada alumni tetap optimal dan mudah diakses, di mana pun mereka berada.

3. Manfaat Konyisering Layanan Ini

• Cepat dan transparan: Proses yang sebelumnya manual kini terotomatisasi dan dapat dipantau secara langsung.

• Paperless dan ramah lingkungan: Penggunaan dokumen fisik berkurang drastis.

• Mudah diakses: Tidak perlu lagi hadir fisik, cukup melalui internet.

• Mendukung Smart Campus ITS: Menjadi bagian dari visi ITS menuju kampus yang cerdas, modern, dan berorientasi teknologi.

Penutup

Konyisering layanan cuti pegawai dan kehilangan dokumen alumni adalah salah satu wujud komitmen ITS dalam menghadirkan layanan publik yang adaptif terhadap perkembangan zaman. Dengan semangat inovasi dan transformasi digital, ITS terus menempatkan teknologi sebagai fondasi utama dalam membangun layanan kampus yang cepat, mudah, dan terpercaya.