Sistem penataan surat secara online atau yang dikenal dengan nama e-surat ini untuk menghindari terjadinya beberapa hal. Antara lain waktu penerimaan surat yang tidak dapat dipastikan, tersebarnya informasi surat sebelum diterimanya surat kepada yang berhak, terjadinya kehilangan surat, proses disposisi surat yang memerlukan waktu lama, dan kesulitan pengkodean perihal surat.<\/p>\n
Sistem penataan surat secara online ini telah disosialisasikan kepada seluruh kepala biro, kepala unit, kepala bagian (kabag), kepala subbagian (kasubbag), dan staf persuratan atau kearsipan yang ada di lingkungan ITS pada tanggal 31 Januari lalu. Masa ujicoba pelaksanaan e-surat di lingkungan ITS ini adalah 31 Januari \u00e2\u20ac\u201c 28 Februari 2013. Sedangkan penerapan penggunaan seutuhnya baru pada 1 Maret 2013 mendatang.<\/p>\n
Tujuan dilaksanakannya sistem e-surat ini adalah untuk meningkatkan kecepatan dan keakuratan penyampaian informasi, memudahkan pimpinan dan staf dalam melacak aliran surat, memudahkan pimpinan dalam memberikan perintah berupa disposisi atas surat yang diterima, meningkatkan keandalan dokumentasi karena seluruh informasi tersimpan dalam bentuk digital, dan meningkatkan keamanan surat karena surat hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.<\/p>\n
Selain itu juga untuk memberikan kenyamanan dalam pengelolaan surat dengan antar muka yang mudah dipahami dan digunakan, memangkas anggaran secara signifikan dengan mengurangi biaya alat tulis kantor (ATK), mempercepat waktu respon, menyediakan keleluasaan akses informasi dan surat yang dibutuhkan kapan saja dan di mana saja, serta meningkatkan kualitas dan kecepatan pengambilan keputusan dan kebijakan.<\/p>\n
Dasar hukum pelaksanaan e-surat ini juga didasarkan pada Peraturan Rektor ITS No. 06 Tahun 2012 tentang Tata Persuratan dan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2008 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen. Sumber daya manusia (SDM) yang harus dilibatkan dalam menata e-surat ini antara lain petugas Tata Usaha (Persuratan), pejabat yang bersangkutan atau nama alamat tujuan surat, dan notulis (khusus pembuatan notulensi rapat).<\/p>\n
Sifat-sifat surat yang didistribusikan di lingkungan ITS adalah surat sangat rahasia, surat rahasia, surat terbatas, surat biasa. Karena itu perlakuan yang ditujukan masing-masing sifat surat tersebut berbeda-beda. Karena itu, penerapan e-surat ini hanya bisa dilakukan pada surat yang bersifat biasa, yakni surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus. (*)<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Era informasi saat ini menuntut adanya peningkatan pelayanan di segala bidang. Termasuk juga di ITS sebagai lembaga pelayanan publik, yakni melalui peningkatan efektivitas dan efisiensi kinerja. Adanya otomasi dalam manajemen kesekretariatan merupakan salah satu solusi yang optimal. Hal ini dititikberatkan pada komunikasi dan monitoring yang dilakukan secara online untuk mendukung pengambilan keputusan secara cepat, tepat dan dapat dipertanggungjawabkan.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":18394,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[14],"tags":[],"class_list":["post-18393","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-berita-utama"],"yoast_head":"\n