Rapat koordinasi ini biasanya dilaksanakan setiap awal tahun dan pertengahan tahun dan dihadiri oleh stiap Ketua Jurusan di ITS. Kali ini, bahasan rapat adalah evaluasi alokasi sisa dana bantuan untuk setiap masing-masing jurusan, estimasi dana 2016, dan sosialisasi program kerja satuan pengawas.
Dalam hal ini Heppy menegaskan bahwa setiap tahun pihak ITS selalu melakukan audit terhadap sisa dana bantuan. "Tujuannya adalah agar dana sisa tersebut dapat digunakan untuk subsidi silang," ujarnya.
Dana bantuan tersebut harus habis pada Juni 2016. Selain itu, masing-masing jurusan diharuskan menyerahkan Rencana Bisnis dan Anggaran (RBA) yang sudah ditentukan di awal tahun.
Ia menambahkan, alokasi penggunaan dana pendidikan tetap 25 persen untuk pengembangan jurusan dan 75 persen digunakan untuk remunerasi. "Penggunaan dana untuk jurusan dapat ditambah apabila sangat diperlukan," imbuhnya.