Seperti yang disarankan dalam pembuatan Bussiness Letter pada workshop sebelumnya, Desy Kartika Hario Pangastuti yang menjadi pembicara workshop tersebut kembali mengingatkan mahasiswa untuk menggunakan bahasa formal dalam pembuatan bussiness letter. "Jangan pernah menggunakan slang dalam penulisan isi bussiness letter," terang Staff UPT Kerjasama dan Hubungan Internasional ITS tersebut.

Tak hanya menggunakan bahasa formal, dalam pembuatan bussiness letter  harus memperhatikan format maupun pemilihan jenis dan ukuran font dalam menulis.  "Juga harus memperhatikan pemilihan gelar yang tepat kepada penerima surat serta pemakaian kalimat penutup yang tepat," tambah Desi

Business letter adalah jenis surat resmi yang berfungsi sebagai cara berkomunikasi antara dua atau lebih perusahaan. Terdapat banyak perbedaan penggunaan dalam business letter. Business letter dapat bersifat menyampaikan informasi, persuasi, motivasi, atau bahkan promosi.

Tak jauh beda dengan bussiness letter, bussiness email juga membutuhkan beberapa poin penting yang harus diperhatikan. Seperti identitas, isi yang jelas, serta kontak yang dapat dihubungi. "Namun dalam email, dapat menggunakan bahasa yang tidak terlalu formal," ungkapnya.

Selain mempelajari bussiness letter, peserta juga disuguhi sesi adminsitrasi. Dalam sesi tersebut, giliran Dewie Saktia Ardiantono berbagi ilmu dalam mempersiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam mengejar kesempatan student exchange maupun beasiswa S2.

Menurut Dewi, terdapat beberapa dokumen yang selalu dibutuhkan ketika melamar beasiswa pertukaran pelajar. Dokumen tersebut adalah  Curriculum Vitae (CV), surat motivasi, rencana studi, keterangan mahasiswa aktif, transkrip nilai, surat rekomendasi, dan sertifikat kesehatan. Selain itu juga dilengkapi oleh foto, paspor, sertifikat TOEFL, visa,  serta persentase IPK.

Dikatakan Dewi, sebelum memutuskan mempersiapkan dokumen, terlebih dahulu mahasiswa memahami program yang akan diambil. Khususnya dalam mengambil program pertukaran pelajar. Sebab dengan demikian mahasiswa dapat memilih program yang tepat  serta sesuai denga bidang yang sedang ditempuh sehingga tidak menjadi penghambat proses perkuliahan.

Dalam memilih program tersebut mahasiswa harus mengetahui silabus jurusan yang akan diambil di universitas tujuan. Jika kesulitan mendapatkan silabus tersebut, mahasiswa dapat membuka website universitas  ataupun mengirimkan permohonan silabus kepada universitas tujuan.

Kemudian dengan silabus tersebut, mahasiswa dapat membandingkan dengan silabus jurusan yang sedang ditempuh. "Dalam membandingkan, sebaiknya meminta pendapat dosen wali ataupun dosen yang memahami pembuatan silabus di masing masing jurusan," tambah part timer IO tersebut.

Dengan menggunakan silabus yang disesuaikan itu, mahasiswa dapat menentukan fakultas serta jurusan yang akan diambil. "Kemudian langkah selanjutnya mahasiswa bersangkutan boleh mengumpulkan dokumen yang dibutuhkan sebelum tanggal pengumpulan berkas berakhir," tutup Dewie. (ven/guh)