Serangkaian lomba yang diselenggarakan sejak bulan Mei lalu ini bertujuan untuk mengajak masyarakat akan sadar kearsipan. Kearsipan yang dimaksud adalah kegiatan pengelolaan, penyelamatan, penggunaan arsip, penyediaan sumber daya pendukung, penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan.

"Kami mendapat apresiasi dari dewan juri, karena kami dapat mengajak seluruh KM ITS pada tahap implementasi hingga September lalu,” papar Umam. Prinsip yang diusung adalah penerapan kearsipan di internal sebelum ke masyarakat.

Umam mengatakan, keikutsertaan ini merupakan pengalaman pertama ITS turut serta dalam FKSMA. Berkat bimbingan dari Kepala UPT Kearsipan, Drs Ec Murtriyono MSi, ia dan timnya berhasil menjadi jawara.

Salah satu strategi yang digunakan oleh Umam adalah penggunaan dropbox. Hal ini lantaran dropbox dapat digunakan untuk menyimpan beragam file seperti dokumen, gambar, suara dan video dalam jumlah besar. Keunggulan lain adalah kemudahan aksesnya dan gratis. dan dapat diakses gratis dengan akun masing-masing.

Saat ini terdapat tiga area pengarsipan yakni dropbox sekretaris, bendahara dan umum. Dropbox umum hanya dapat diakses internal BEM ITS  dan untuk KM ITS. Sebagai tidak lanjut, Umam juga mengadakan workshop bidang yang dihadiri oleh sekretaris, kesekretariatan dan bendahara organisasi mahasiswa (ormawa)

Selain penggunaan dropbox, Umam juga menekankan pada perubahan mindset, struktural dan kultural. Menurut survei yang dilakukan, mahasiswa Teknik Fisika ini mengatakan, sebenarnya kegiatan pengarsipan sudah dilakukan oleh organisasi mahasiswa. Sayangnya, masih hanya mementingkan periode mereka saja. "Semua ormawa di ITS belum punya kearsipan yang bagus," ungkapnya.

Banyak ormawa yang ternyata malas mengelola arsipnya. Beberapa langkah yang diambil adalah publikasi lewat media, pelaksanaan workshop dan monitoring.

Rencananya, kegiatan pengarsipan ini akan terus berproses di KM ITS. Hal ini berlandaskan UU No.14 tahun 2008, tentang Keterbukaan Informasi Publik. "Di UU tersebut dijelaskan bahwa  organisasi pengguna APBN berkewajiban kepada setiap badan publik untuk membuka akses bagi setiap pemohon informasi publik untuk mendapatkan informasi, kecuali beberapa informasi tertentu," jelasnya.

Agar seluruh KM ITS berlomba dalam pengelolaan arsip, ia telah menyarankan kepengurusan BEM ITS setelahnya. Yakni berupa pemberian award dan mendapatkan tiket kompetisi skala nasional. (riz/ran)