Sudah sepatutnya jika Biro Pengelolaan Sarana, Prasarana dan Akademik (Biro Sarpras) mengetahui kapan sebuah ruangan di ITS dipakai dan kapan ruangan tersebut tidak digunakan. Sehingga, dari data tersebut dapat diukur utilitas dari sebuah ruangan, yang selanjutnya dapat digunakan sebagai bahan pelaporan.

Misalnya, di jurusan A ruangan telah penuh sehingga ada kelas yang tidak bisa dibuka. Hal tersebut dapat diatasi dengan adanya Simaru, Biro Sarpras dapat mengetahui ruangan di jurusan lain apakah ada yang dapat digunakan atau tidak.

Sehingga, kelas yang tadinya tidak dapat dibuka karena tidak ada ruangan saat pengisian Formulir Rencana Studi (FRS), dapat dibuka dengan ruangan di jurusan lain. ”Kuliah tetap dapat berjalan, dan sejauh itu masih di kampus milik ITS, tidak ada masalah,” jelas Umi Laili Yuhana, Kepala Pusat Pengembangan Sistem Informasi ITS.

Agar tidak menyulitkan saat melakukan pendataan masing-masing ruangan, proses bisnis ini diotomatisasi dengan menggunakan Simaru. Simaru ini digunakan oleh Biro Sarpras dan juga Tata Usaha (TU) seluruh jurusan. TU jurusan bertugas untuk memasukkan jadwal kuliah beserta ruangan yang digunakan oleh jurusan. ”Sehingga, semua pemakaian ruangan di jurusan di ITS dapat terorganisir,” pungkas dosen jurusan Teknik Informatika ini.

Aplikasi Simaru ini telah ada sebelumnya, namun belum sempurna. Pada sistem informasi yang lama, sistem tidak dapat mendeteksi atau mengklasifikasikan sebuah ruangan yang digunakan pada saat yang bersamaan. Ataupun dua kelas yang dijadikan satu dalam waktu yang sama. Sehingga, hasil dari pengukuran utilitas ruangannya tidak berdasarkan fakta yang ada. ”Padahal seberapa banyak penggunaan ruangan tersebutlah yang menentukan utilitasnya,” ujar Yuhana.

Selain itu, Simaru yang sebelumnya juga belum bisa diintegrasikan dengan Sistem Informasi Akademik (Sim Akademik). Sehingga jadwal ruangan dalam Sim Akademik tidak dapat di-update secara real-time.

Namun, berjalannya sebuah aplikasi dengan baik bergantung pada pelaku yang menggunakan aplikasi tersebut. Aplikasi ini, lanjut Yuhana, hanya memfasilitasi agar proses bisnisnya dapat terbantu dan terotomatisasi. BTSI pun menghimbau seluruh TU jurusan dan Biro Sarpras untuk dapat terus meng-update data. ”Jika data yang dimiliki Biro Sarpras tidak valid, maka aplikasi ini juga tidak banyak membantu,” ujarnya. (fin/fz)