Tidak dipungkiri, surat menyurat memang dapat menghabiskan kertas dalam waktu yang cepat. Di ITS sendiri misalnya, jika ada undangan untuk ketua jurusan, maka setiap ketua jurusan harus menerima surat resmi dalam bentu fisik. Tidak hanya itu, penerima surat tersebut juga harus mengecek ke kantornya apakah hari itu ada surat untuknya atau tidak.

Sehingga, BTSI kini melakukan otomatisasi proses bisnis tersebut melalui E-surat. Aplikasi ini dibuat sekaligus turut mendukung program Rektor ITS, yakni E-Office yang digalakkan dengan cara mentransformasikan proses bisnis administrasi dengan menggunakan media elektronik. ”Sehingga, adanya E-surat ini juga mendukung program Eco Campus yang saat ini diusung oleh ITS,” papar Umi Laili Yuhana, Kepala Pusat Pengembangan Sistem Informasi ITS.

Selain mendukung program Eco Campus, aplikasi ini juga dapat memudahkan para pejabat ITS. Pasalnya, biasanya pejabat cenderung sibuk dan banyak mengurus masalah di berbagai tempat. Sehingga jika ada surat masuk tidak akan langsung ditindaklanjuti lantaran pejabat tersebut masih bertugas di luar.

Pejabat biasanya baru akan mengecek surat yang datang pada saat ia kembali ke kantornya. ”Surat yang sudah datang sejak beberapa waktu sebelumnya menjadi terlambat untuk ditindaklanjuti,” ujar Yuhana menjelaskan.

Dengan E-surat, pejabat dapat mengecek surat di kantornya tanpa harus datang ke kantor serta dapat secara langsung menindaklanjuti surat tersebut. Aplikasi ini akan langsung mengorganisir baik surat masuk maupun surat keluar.

Jika ada surat masuk ke TU jurusan misalnya, maka petugas TU akan memasukkan nomor surat, isi surat, serta ringkasannya ke dalam apliaksi E-surat. Kemudian, petugas juga melakukan scanning pada surat asli lalu melampirkan surat fisik tersebut. Sehingga, pejabat yang terkait dapat secara langsung mengecek surat fisik yang hanya ada satu di masing-masing TU tersebut. ”Jadi surat fisiknya, nanti hanya ada satu di TU jurusan saja, tidak dibuat dalam jumlah banyak,” ujarnya.

UPT Kearsipan Jadi Pengguna Utama
BTSI hanya menyediakan aplikasinya. Namun, pada prosesnya nanti yang menggunakan adalah UPT Kearsipan besarta TU yang ada di masing-masing jurusan. Rencananya, dalam satu bulan ke depan yakni bulan Februari, proses otomatisasi ini mulai dijalankan. Namun, pengiriman surat melalui E-surat masih akan didampingi dengan surat dalam bentuk fisik. ”Istilahnya, masih testing dulu selama satu bulan,” ujar dosen Jurusan Teknik Informatika ini.

Jika pengujian aplikasi yang dilakukan selama satu bulan tersebut berhasil dan efektif, maka akan langsung diterapkan sistem E-surat tanpa adanya surat bentuk fisik lagi. Hal itu akan dilakukan secara bertahap oleh UPT Kearsipan. Aplikasi E-surat dapat dibuka di halaman www.esurat.its.ac.id.(fin/esy)