Perlunya kegiatan pengarsipan di ITS merupakan respon ITS terhadap peraturan yang diberikan pemerintah. Yaitu UU nomor 43 tahun 2009 yang mewajibkan seluruh Perguruan Tinggi Negeri (PTN) membentuk arsip PT bersangkutan.

”Sedikitnya kami memiliki program pengelolaan arsip dan pembinaan tenaga pengelola arsip di ITS,” ujar Agus memulai. Baru-baru ini, beberapa agenda diluncurkan. Seminar kearsipan nasional, grebeg arsip, dan juga pengembangan tenaga pengelola arsip telah berlangsung. Pendampingan ke tiap unit kerja terkait dunia kearsipan juga menjadi rutinitas yang dilakukan.

Lebih lanjut, unit ini juga berperan dalam penyediaan informasi bagi masyarakat secara optimal. UPT TU dan Kearsipan bertanggung jawab atas pengelolaan informasi yang baik dan terpusat. Untuk itu, koordinasi dengan berbagai pihak sangat diperlukan guna menghasilkan distribusi informasi yang lebih efektif dan efisien.

Penggandaan layanan yang dilakukan berbasis teknologi informasi. Untuk bidang persuratan, unit ini bekerja sama dengan Badan Teknologi dan Sistem Informasi (BTSI) ITS untuk menciptakan SIM distribusi logistik. Tak hanya itu, SIM ini pun diperkaya dengan penggunaannya sebagai media distribusi persuratan dan disposisi informasi. ”Untuk bulan depan, kami merencanakan untuk mengalih mediakan seluruh arsip menjadi data-data berbasis digital,” tuturnya.

Jenis-jenis arsip di ITS dapat dipinjam oleh para user-nya di ITS. Mulai dari arsip kartografi, surat keputusan, kontrak, foto dan audiovisual. Koleksi terbitan ITS dan laporan penelitian juga jenis layanan lain dari unit beranggotakan 19 pegawai ini.

Yang menarik, fasilitas berupa ruang baca, konsultasi kearsipan dan penelitian di bidang kearsipan juga tersedia di unit yang resmi berdiri pada April 2012. Namun, belum banyak yang memanfaatkannya. ”Padahal kita bisa banyak belajar di sini, terutama mengenai sejarah ITS,” tuturnya. Salah satu koleksi yang bisa ditemukan adalah piagam peresmian berdirinya Yayasan Perguruan Tinggi Teknik 10 Nopember, salah satu arsip tertua cikal-bakal kampus perjuangan. (man/lis)