Penyerahan cinderamata oleh Wakil Rektor III ITS Imam Baihaqi ST MSc PhD (kiri) kepada pembicara Seminar dan Workshop Pemberkasan Arsip Tematik Prof Dr Purnawan Basundoro SS (kanan)

Kampus ITS, ITS News — Sebagai upaya peningkatan kualitas kearsipan di lingkungan akademik, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) menggelar Seminar dan Workshop Pemberkasan Arsip Tematik. Acara yang mengundang pembicara dari berbagai instansi di Jawa Timur tersebut diselenggarakan di Gedung Rektorat ITS, Rabu (23/7).

Wakil Rektor III Bidang Sumber Daya Manusia, Organisasi, dan Teknologi Sistem Informasi ITS Imam Baihaqi ST MSc PhD memaparkan, arsip merupakan rekaman suatu peristiwa yang dibuat oleh lembaga atau perusahaan. Arsip tidak hanya menyimpan data, tetapi juga berfungsi sebagai jembatan komunikasi lintas generasi. “Lewat arsip, kita bisa mengetahui bagaimana peralatan pada zaman dulu dibuat dan digunakan,” ujarnya.

Lebih lanjut, Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Airlangga Prof Dr Purnawan Basundoro SS mengulas tentang manajemen arsip di tingkat perguruan tinggi. Menurutnya, arsip perlu mendapatkan perhatian khusus karena berperan penting dalam pengawasan program akademik. “Setiap sivitas akademika wajib mempunyai kesadaran tentang pentingnya arsip,” tegas Purnawan.

Guru Besar bidang Ilmu Sejarah Perkotaan Prof Dr Purnawan Basundoro SS mengulas peran strategis perguruan tinggi dalam kearsipan

Namun, Guru Besar bidang Ilmu Sejarah Perkotaan tersebut mengungkapkan bahwa sivitas akademika acapkali abai dalam memelihara arsip. Hal tersebut menimbulkan berbagai masalah kearsipan, seperti kehilangan dan kerusakan arsip. “Oleh sebab itu, setiap perguruan tinggi harus memiliki sistem pengelolaan arsip yang terstruktur,” papar dosen kelahiran Banjarnegara ini.

Menanggapi hal tersebut, Kepala Bagian Tata Usaha, Layanan Terpadu, dan Arsip Digital ITS Sri Lestari SST menjelaskan, ITS membuat sejumlah program dalam mengantisipasi permasalahan arsip. Ia membeberkan bahwa Unit Kearsipan ITS berkoordinasi dengan berbagai lembaga fakultas dalam pengumpulan arsip ITS. Arsip yang telah dihimpun selanjutnya disatukan menjadi kesatuan arsip yang utuh.

Salah satu peserta Seminar dan Workshop Pemberkasan Arsip Tematik yang mengajukan pertanyaan saat sesi diskusi

Tak hanya arahan, perempuan yang akrab disapa Tari ini menyampaikan bahwa nantinya akan diselenggarakan program Awarding Pemberkasan Arsip Tematik. Program tersebut nantinya akan menjadi ajang apresiasi bagi sivitas akademika ITS yang berkontribusi aktif dalam pengumpulan arsip. “Kegiatan ini diharapkan mampu meningkatkan kesadaran sivitas akademika dalam pemeliharaan arsip,” tuturnya penuh harap.

Dengan diselenggarakannya Seminar dan Workshop Pemberkasan Arsip Tematik, ITS turut berkontribusi dalam menyukseskan Sustainable Development Goals (SDGs) poin ke-9 industri, inovasi, dan infrastruktur dan poin ke-16 tentang perdamaian, keadilan, dan kelembagaan yang tangguh. Kegiatan tersebut menunjukkan betapa pentingnya arsip dan menumbuhkan kesadaran sivitas akademika dalam pemeliharaan arsip. (*)

Reporter: Muhammad Rafi Ardiansyah
Redaktur: Aghnia Tias Salsabila