Seperti diketahui, Simarsip adalah aplikasi berbasis website yang dikembangkan BTSI untuk menunjang kinerja pengarsipan yang ada di ITS.  Drs Ec Murtriyono MSi, mengatakan jika sosialisasi sebelumnya berupa informasi, tujuan sosialisasi kali ini adalah mengajarkan kepada peserta untuk langsung menggunakan aplikasi tersebut.

Menurut Kepala UPT Kearsipan ini, peserta pun sengaja dibagi menjadi beberapa sesi agar lebih memahami penggunaan aplikasi ini. Ia menjelaskan hal ini tak terlepas dari kondisi peserta yang merupakan para pengelola kearsipan tingkat badan, lembaga, hingga jurusan di ITS.

Lanjut Mur, Simarsip ini juga digunakan untuk memasukkan data arsip yang mempunyai nilai vital dan statis seperti Surat Keterangan (SK), kartografi, buku, maupun jurnal. Hal ini dimaksudkan agar pihak luar bisa memanfaatkan data yang ada. ”Seperti mesin pencari Google, bedanya hanya untuk arsip yang ada di ITS saja,” jelas Mur.

Pria yang juga Kepala Koperasi Pegawai Negeri (KPN) ini mengatakan, Simarsip adalah bentuk pemberian layanan untuk pihak luar agar bisa mengakses data yang ada di ITS. Tentunya, pihak luar yang akan mengakses hanya bisa melihat dan divalidasi terlebih dahulu oleh pengelola admin UPT Kearsipan.

Menurut Mur, dengan adanya campur tangan dari pihak luar, hal itu bisa menjadi masukan untuk memotivasi pengelola arsip yang ada di ITS agar menambah jumlah arsip yang ada. ”Harapannya arsip yang ada agar bertambah dan lebih lengkap,” tandas Mur.

Cara Akses Simarsip

Utami Rizki Damayanti Amd, salah satu pengelola pusat kearsipan ITS menjelaskan bagi pihak luar yang ingin turut mengakses arsip yang ada di ITS, UPT Kearsipan menyebutnya sebagai pengguna umum. Pengguna umum yang dimaksud adalah non pengelola arsip unit.

Pun demikian, untuk mendaftar, calon pengguna umum pun bisa langsung mendaftar di simarsip.its.ac.id/arsipits/ pada kolom register. Setelah mendaftar, pihak admin kearsipan akan memvalidasi data dan pengguna yang mendaftar bisa langsung mengakses Simarsip secara normal.

Sedangkan untuk melakukan pencarian arsip, Utami menambahkan, setelah pengguna menemukan arsip yang diperlukan, pengguna tinggal menekan tombol pinjam arsip pada halaman detail arsip. Selanjutnya, melakukan pengisian data, menekan tombol submit lalu data akan divalidasi terlebih dahulu oleh pengelola kearsipan. ”Setelah peminjaman tentu akan ada pengembalian, yaitu mengembalikan data arsip yang dipinjam. Singkatnya yaitu peminjaman lalu validasi terakhir pengembalian arsip data,” jelasnya. (van/man)