”Diharapkan seluruh arsip yang ada bisa dikelola sesuai cara yang baku, mulai dari klasifikasi arsip, tata naskah dinas, hingga jadwal kearsipan,” tutur Kepala UPT Kearsipan ITS di awal presentasi. Ia mengatakan prospek bisnis dan pengenalan SIM Kearsipan menjadi topik pembahasan utama pada sosialisasi yang berdurasi selama tiga jam tersebut.

Lebih lanjut, turut dihadirkan dua pembicara yang merupakan tim developer dari Lembaga Pengembangan Teknologi Sistem Informasi (LPTSI) ITS. Mereka adalah Diana Purwitasari SKom MSc dan Ahmad Yusuf SKom MKom.

Dalam paparan awal, diana menyebutkan bahwa pengelolaan kearsipan dilakukan agar arsip mudah untuk ditemukan kembali. Ia meyakini manajemen kearsipan mulai dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, penyusutan, hingga penyimpanan harus dikelola secara baik. Ia pun mengaku telah melakukan  jajak pendapat mengenai subjek yang perlu diarsipkan datanya. ”Hasilnya, monitoring perkuliahan pun menjadi salah satu subjek yang disebutkan peserta sosialisasi,” ungkap Kepala Pusat Data LPTSI ITS ini.

Senada dengan Diana, Yusuf pun hadir untuk mengenalkan langsung website kearsipan. Hal itu dikatakannya dimulai dari registrasi unit, log in, hingga eksplorasi website. Baginya, setiap unit bisa mengelola arsipnya sendiri dengan melakukan registrasi arsip dan proses validasi terlebih dahulu. ”Lalu menjadi kandidat penyusutan untuk selanjutnya menentukan apakah arsip diaktifkan, permanen, atau musnah,” paparnya.

Di akhir, ia mengungkapkan cakupan konten tidak hanya berhenti sampai disini saja. Ia menambahkan jika ada rekomendasi hal itu tentu saja bisa disampaikan kepada UPT Kearsipan. “Misal ingin menambah kategori arsip atau bahasa website yang tersedia,” jelas Yusuf. Meski demikian, menurutnya pada pengantar SIM Kearsipan, pengelolaan ini tidak bisa langsung direalisasikan dikarenakan username setiap unit yang masih belum tersedia. (imb/man)