Bertempat di Gedung Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota (PWK), ITS International Office (IO) menggelar pelatihan menulis bertajuk Workshop of Professional Business Letter pada Sabtu (1/11). Pelatihan ini bertujuan untuk mengajarkan tata cara menulis email terutama untuk melamar beasiswa, study exchange, dan program-program luar negeri lain dalam berbahasa inggris. "Korespondensi komunikasi internasional sekarang telah memakai email, jadi harus tahu cara nulisnya dari atas hingga bawah," jelas Nur Intan Setiati, penanggung jawab acara.

Lebih lanjut, ia mengatakan selama ini mahasiswa ITS belum mengerti dalam memberi keterangan attachement email yang dikirimkan ke intansi yang dituju. Bahkan, alamat email pun terkadang masih ada yang menggunakan nama alamat yang tidak formal. "Sering ada email yang langsung di-forward saja attachement-nya. Bahkan nama alamat emailnya bukan nama asli, ya pasti tidak terbalas yang seperti itu," jelasnya.

Sementara itu, Rahmatyas Aditantri, pemateri pelatihan menjelaskan jika business letter memang berbeda dengan surat biasa pada umumnya. Dilihat dari bentuk, isi dan sifatnya lebih terkesan formal dan profesional.

Menurutnya, surat bisnis harus memuat empat hal penting. Pertama adalah shortness atau tuliskan apa yang dibutuhkan saja. Kedua adalah simplicity atau hubungan antar kalimat Ketiga adalah strenght atau kepahaman maksud surat. Sementara yang terakhir adalah sincerity atau penggunaan bahasa yang umum dan conversational.

Dari segi pola penulisan surat bisnis, Tantri membaginya menjadi beberapa bagian. Dari awal hingga akhir terdiri dari greetings atau ucapan sambutan, introducing atau perkenalan, dan paragraf selanjutnya tentang uraian maksud dan tujuan dari surat tersebut. Setelah itu, dibubuhi dengan keterangan lebih lanjut dari isi email tersebut. "Tidak lupa juga, harus ada tanda pengirimnya (signature) di bawah, dan yang paling baik biasanya diawali dengan kata best regards dsb," jelas Tantri

Tantri pun menekankan jika pada penulisan surat bisnis seperti ini ada hal yang tak kalah penting. Yaitu, alasan menulis surat dan mengapa surat tersebut dikirimkan. Sebab, sepanjang pengalamannya menulis surat lamaran exchange ke luar negeri hal itu yang justru menjadi senjata dalam menarik perhatian penerima surat untuk membaca email-nya.

Diakuinya, ada dua hal yang menyebabkan email sulit dimengeri penerimanya. Pertama adalah kegagalan dalam mengikuti pola dasar penulisan surat bisnis. Kedua adalah pada setiap paragraf terdapat lebih dari satu kalimat utama. "Akibatnya, orang yang membaca nanti akan bingung menerjemahkan maksud isi email," pungkas alumnus Jurusan Arsitektur ITS ini. (akh/ady)