Bertempat di Gedung Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota (PWK), ITS International Office (IO) kembali berkesempatan menggelar pelatihan menulis bertajuk Professional Business Letter pada sabtu (1/11). Pelatihan menulis bagi beberapa mahasiswa ITS tersebut bertujuan untuk mengajarkan tata cara menulis email seputar lamaran lowongan beasiswa maupun program study exchange dan program-program luar negeri lain dalam berbahasa inggris. “Korespondensi komunikasi internasional sekarang telah memakai email, jadi harus tahu cara nulisnya dari atas hingga bawah," jelas Intan.

Kemudian, dilanjutkan Intan, jika selama ini mahasiswa ITS sering belum mengerti dalam memberi keterangan attachement email yang dikirimkan ke intansi yang dituju. Bahkan, alamat email pun terkadang masih ada yang menggunakan nama alamat yang tidak formal. “Sering ada email yang langsung di-forward saja attachement-nya bahkan nama alamat emailnya bukan nama asli, ya pasti tidak terbalas yang seperti itu," jelasnya.

Sementara itu, Rahmatyas Aditantri, pemateri pelatihan menjelaskan jika business letter memang berbeda dengan surat biasa pada umumnya. Dilihat dari bentuk, isi dan sifatnya lebih terkesan formal dan professional.

Kemudian, diakui Tantri jika empat hal penting dalam membuat surat bisnis diantaranya yang pertama adalah shortness atau tuliskan apa yang dibutuhkan saja, kedua adalah simplicity atau hubungan antar kalimat, kemudian strenght atau kepahaman maksud surat, dan terakhir adalah sincerity atau penggunaan bahasa yang umum dan conversational.

Lebih lanjut, pola penulisan surat bisnis dari awal hingga akhir terdiri dari penulisan greetings atau ucapan sambutan, kemudian introducing atau perkenalan, lalu pada paragraf selanjutnya uraikan maksud dan tujuan dari surat tersebut. Setelah itu, dibubuhi dengan keterangan lebih lanjut dari isi email itu tadi. "Tidak lupa juga, harus ada tanda pengirimnya (signature) di bawah, dan yang paling baik biasanya diawali dengan kata best regards dsb," jelas Tantri

Tantri pun menekankan jika pada penulisan surat bisnis seperti ini hal yang tak kalah penting adalah alasan menulis surat dan mengapa surat tersebut dikirimkan kepada instansi yang ditujunya. Sebab, sepanjang pengalamannya menulis surat lamaran exchange ke luar negeri hal itu yang justru menjadi senjata dalam menarik perhatian si penerima surat untuk membaca email-nya.

Kemudian, ia juga menjelaskan jika ada dua permalasahan khas yang umum terjadi di penulisan email sehingga mengakibatkan sulit dimengerti oleh penerimanya. Pertama adalah kegagalan dalam mengikuti pola dasar penulisan surat bisnis. Kedua adalah pada setiap paragraf terdapat lebih dari satu kalimat utama. "Akibatnya, orang yang membaca nanti akan bingung menerjemahkan maksud isi emailnya," jelas alumni Jurusan Arsitektur ITS ini.

Terakhir, Tantri juga tak lupa untuk mengajak seluruh peserta berlatih simulasi langsung membuat email formal yang ditujukan ke sebuah instansi perguruan tinggi negeri di luar Indonesia. Untuk peserta mahasiswa diberikan case untuk membuat surat pertanyaan mengenai program exchange suatu PTN luar negeri, sementara untuk peserta staff karyawan ITS diberikan case untuk menolak sebuah permintaan lamaran exchange atau beasiswa. Setelah itu, beberapa diantara mereka lantas diberikan evaluasi dan pembenaran penulisannya. (akh).