Dalam sambutannya, Prof Drs Nur Iriawan MIkom PhD, Wakil Rektor Bidang Sumber Daya Manusia, Organisasi, dan Teknologi Sistem Informasi mengungkapkan bahwa arsip merupakan catatan kejadian di ITS. Menurutnya, website resmi ITS dirasa belum cukup menyampaikan seluruh informasi yang ada. "Dengan arsip, kita bisa menyajikan informasi-informasi menarik kepada masyarakat," kata Nur.

Workshop kali ini diisi oleh tiga pembicara. Diantaranya adalah Murtriyono, Kepala UPT Kearsipan ITS, menjelaskan mengenai pengelolaan arsip berbasis Teknologi, Informasi dan Komunikasi (TIK). Selain itu ada Diana yang membawakan materi mengenai Proses Bisnis SIM Kearsipan ITS. Terakhir, Tutus Wibowo SH yang menjelaskan mengenai keterkaitan antara Undang-undang (UU) Keterbukaan Informasi Publik, UU Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE), dan kearsipan.

Menurut Murtriyono, arsip merupakan rekaman peristiwa dalam berbagai bentuk dan media. Di mana hal itu disesuaikan dengan perkembangan TIK yang dibuat dan diterima oleh lembaga pemerintah dan organisasi politik. Jenis arsip yakni Surat Keputusan, arsip teks, kontrak, kartografi, SPJ, buku laporan, foto, audiovisual, dan sebagainya.

Untuk memudahkan kinerja sivitas akademika, UPT kearsipan dengan Lembaga Pengembangan Teknologi Sistem Informasi (LPTSI) bekerja sama dalam membuat SIM Kearsipan ITS. Diana memaparkan, dengan adanya SIM kearsipan dapat memudahkan penggunanya dalam mencari arsip yang dibutuhkan sewaktu-waktu.

Cara melakukan digitalisasi arsip pun sangat mudah. "Misalnya ada Surat Keputusan (SK) yang akan diarsipkan, SK tersebut harus terlebih dahulu dipindai, baru diunggah ke SIM arsip ITS," ujarnya. Selanjutnya ada proses validasi arsip tersebut.

Sesuaikan dengan UU Keterbukaan Informasi
Tutus mengungkapkan bahwa publik memiliki hak untuk mengetahui setiap informasi seperti kearsipan. Hal itu diatur dalam UU Keterbukaan Informasi Publik. "UU ini telah berlaku sejak 30 April 2010," ujarnya.

ITS termasuk badan publik yang memiliki kewajiban untuk menyediakan, memberikan atau menerbitkan informasi publik. Informasi yang bisa didapatkan bisa berupa SK mengajar, SK pendirian jurusan baru, laporan keuangan, maupun informasi yang bersifat umum. "Laporan keuangan yang bersifat rahasia bisa dapat diakses oleh publik," paparnya.

SIM kearsipan yang telah dibuat tersebut diperkirakan selesai pada November mendatang.  juga telah membentuk  badan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi  (PPID). "Badan ini yang akan bertugas untuk  menyaring informasi mana yang boleh di ketahui oleh public dan sebaliknya," ujar Murtriyono. Selain itu, PPID juga bertugas mencatat permohonan dari masyarakat mengenai permohonan informasi yang ingin diperolehnya.

Murtriyono berharap, dengan adanya workshop ini seluruh pengelola kearsipan unit, jurusan maupun fakultas mau berkontribusi dalam pengelolalaan kearsipan berbasis digital. "Karena ini akan memudahkan kita nantinya," pungkasnya. (ila/oly)