Sebagai pembicara dalam workhshop ini, Murtriyono, Kepala UPT Kearsipan ITS menjelaskan mengenai pengelolaan Arsip Berbasis TIK, Diana membawakan materi mengenai Proses Bisnis  SIM kearsipan ITS. Tutus wibowo, SH menjelaskan mengenai  Keterkaitan UU keterbukaan Informasi Publik UU informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) dengan kearsipan.

Prof Drs  Nur Iriawan, MIkom Ph D, Wakil Rektor Bidang Sumber Daya Manusia, Organisasi, dan Teknologi Sistem Informasi dalam memberikan sambutan pembukaanya berpendapat bahwa, arsip merupakan sebuah catatan dari suaju kejadian di ITS.  ITS memang memiliki website its.ac.id, namun itu dirasa masih kurang  informasi.  "Perlu mengangkat  Produk unggulan di setiap unit yang ada di ITS," ujarnya.

Menurut Murtriyono, Arsip merupakan rekaman atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi dan informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima  oleh lembaga pemerintah, organiasasi politik. Jenis arsip yakni  Surat Keputusan, arsip textual, kontrak, kartografi, SPJ, buku laporan, foto, audiovisual,dll.

Untuk memudahkan civitas akademika, UPT kearsipan dengan LPTSI bekerja sama dalam membuat SIM Kearsipan ITS. Diana memaparkan, dengan adanya SIM kearsipan dapat memudahkan penggunanya dalam mencari arsip yang dibutuhkan sewaktu-waktu.  Cara melakukan  digitalisasi arsip pun sangat mudah. "Misalnya surat keputasan (SK) yang akan diarsipkan , SK tersebut perlu di scanning, kemudian scanan SK tersebut diupload dalam SIM arsip ITS," ujarnya. Selanjutnya ada  proses validasi  arsip tersebut.Dalam SIM Kearsipan ini terdapat klasifikasi jenis arsip demi memudahkan penggunanya

UU Keterbukaan Informasi

Tutus  juga mengungkapkan bahwa public memiliki hak untuk mengetahui setiap informasi seperti kearsipan karena diatur dalam undang-undang keterbukaan informasi public. " UU ini telah berlaku sejak 30 April 2010," ujarnya. ITS yang merupakan badan public memiliki kewajiban untuk menyediakan , memberikan atau menerbitkan informasi public.

Informasi yang bisa didapatkan bisa berupa SK mengajar, SK pendirian jurusan baru, Laporan keuangan, dan informasi  yang bersifat umum. "Laporan keuangan yang bersifat rahasia bisa dapat diakses oleh public," paparnya. Namun, laporan tersebut  dapat dikelompokkan menjadi dua , bersifat umum  yang dapat di publikasikan atau bersifat khusus yang tidak boleh dipublikasikan.

SIM kearsipan yang diperkirakan selesai pada bulan Nopember,  juga telah membentuk  badan Pejabat pengelola informasi dan dokumentasi  (PPID)." Badan ini yang akan bertugas untuk  menyaring informasi mana yang boleh di ketahui oleh public dan sebaliknya," ujar Murtriyono. Selain itu, fungsinya juga mencatat permohonan dari masyarakakat mengenai permohonan informasi yang ingin diperolehnya.

Selain itu  Murtriyono berharap , dengan adanya workshop ini setiap UPT, pengelola kearsipan jurusan dan fakultas mau berkontribusi dalam pengelolalaan kearsipan berbasis digital. "Karena ini kan memudahkan  kita kedepannya," paparnya. Setelah adanya workhshop ini  Murtriyono juga akan melakukan sosialisasi kepada semua  jurusan-jurusan  yang berada di ITS. (ila)