”Tidak ada sektor atau aspek kehidupan yang terlepas dari kebutuhan arsip,” ujar Tidor Arif Djati MM, Kepala Bidang Pembinaan dan Pemasyarakatan  Badan Perpustakaan dan Kearsipan Jatim. Mengawali materi, Arif menyampaikan bahwa pemerintah telah meresmikan UU Kearsipan sebagai regulasi untuk melindungi dan mengamankan arsip seluruh lembaga pemerintah dan organisasi.

Tidor pun mencontohkan bagaimana tingkat kepentingan arsip di berbagai sektor. ”Dokter misalnya, mereka juga harus membuat arsip rekam medik jika tidak mau dapat sanksi puluhan juta,” ungkap Tidor. Ia menambahkan hal yang sama pun terjadi di instansi pegawai negeri, hanya saja sanksi yang diberikan hanya sebatas sanksi administrasi.

Oleh karena itu Tidor mengapresiasi langkah pemerintah dalam mengeluarkan UU Kearsipan. Sebab, arsip dibutuhkan tak hanya untuk instansi terkait, tapi juga untuk perlindungan negara dan hak masyarakat. Tidor mengatakan, arsip untuk kepentingan negara pun diatur dalam berbagai konvensi internasional. Contohnya, pada Konvensi Den Haag 1954 tentang perlindungan arsip konflik bersenjata dan perang, serta Konvensi Wina 1883 tentang arsip pasca perang kemerdekaan.

”Seminar lokal ini bertujuan untuk menenkankan pentingnya arsip di semua sektor, kami mengundang rumah sakit, pemkot, PDAM dan berbagai instansi swasta,” tutur Agus Santoso, SSos MMedKom, Ketua UPT TU dan Kearsipan ITS. Lebih rinci Agus menjelaskan, beberapa hal yang dibahas dalam seminar ini meliputi regulasi, identifikasi arsip penting, strategi pengelolaan arsip, dan pengamanan informasi.

Kegiatan seminar telah kerap dilaksanakan oleh UPT TU dan Kearsipan, namun kali ini seminar lebih difokuskan untuk instansi di luar sektor perguruan tinggi. ”Sosialisasi ini juga dilakukan agar UPT TU dan Kearsipan bisa dikenal dan dijadikan contoh, sambil kami juga melakukan pembenahan internal,” ungkap Agus.

Pada kegiatan ini, UPT yang baru saja menjawari Kompetisi Kearsipan Nasional ini menggandeng Smart Solusi Indonesia sebagai penyedia jasa pengamanan arsip. Selanjutnya Agus menargetkan tahun depan UPT TU dan Kearsipan akan kembali menggelar seminar tingkat nasional. (*)