Selain menangani kearsipan secara sentral, UPT TU dan Kearsipan ITS juga mulai membentangkan jangkauannya ke setiap unit. Sebelumnya, sudah kerap diadakan pembinaan untuk unit-unit lain dalam hal pengelolaan arsip. Kerja sama ini diharapkan mampu lebih mendukung sistem kearsipan di unit masing-masing.

Sebagai awal langkah, permintaan kerja sama telah diajukan oleh Biro Keuangan untuk mengelola kearsipannya. Mengingat arsip keuangan sangatlah vital, usianya bisa lebih dari 10 tahun. Untuk itu, sangat diperlukan sistem kearsipan yang diklasifikasikan dengan baik. Jika arsip selama puluhan tahun ditumpuk dalam satu tempat tanpa ditata dengan baik dan benar, dampak negatifnya akan terasa dalam jangka panjang. Untuk mengantisipasi hal tersebut, akhirnya disepakati untuk  membentuk Depo Arsip Keuangan.

Upaya outsourcing pun diambil untuk pengelolaan Depo Arsip Keuangan baru ini. Yakni dengan mempekerjakan mahasiswa jurusan Ilmu Informasi dan Perpustakaan Universitas Airlangga yang nantinya bakal didampingi pengelola arsip ITS. Mereka ditugaskan dalam pemilahan arsip.

Arsip yang disimpan dalam Depo Arsip Keuangan tersebut bersifat dinamis aktif. Di mana frekuensi penggunaannya tinggi karena sering digunakan selama keberlangsungan kerja. Contoh arsip dinamis aktif ini seperti SPJ (Surat Pertanggung Jawaban), bukti setor pajak, dan sejenisnya.

Setelah pemilahan, entri data dilakukan untuk membuat klasifikasi arsip. Depo ini pun bertanggung jawab dalam konten informasi dan juga pemeliharaan arsip keuangan nantinya.  Dengan adanya sistem yang saling mendukung ini, Biro Keuangan menjadi lebih mudah melakukan kontrol keuangan. Sedangkan UPT TU dan Kearsipan dapat menjaga arsip-arsip keuangan dengan rapi. Diharapkan ke depannya, unit-unit lain juga dapat melakukan kerjasama serupa dengan UPT TU dan Kearsipan dalam pengelolaan arsipnya agar menjadi lebih baik. (*)