Di samping menangani kearsipan secara sentral, UPT TU dan Kearsipan kini mulai membentangkan jangkauannya ke setiap unit. Sebelumnya sudah kerap diadakan pembinaan untuk unit-unit lain dalam hal pengelolaan arsip. Kerja sama ini diharapkan mampu lebih mendukung sistem kearsipan di unit masing-masing.

Sebagai awalan, permintaan kerja sama yang diajukan oleh Biro Keuangan pun tidak disia-siakan. Hal tersebut dipertegas oleh pernyataan Agus Santoso SSos, Kepala UPT TU dan Kearsipan ITS. ”Arsip keuangan sangatlah vital, usianya bisa lebih dari 10 tahun,” jelasnya. Untuk itu, sangat diperlukan sistem kearsipan yang diklasifikasikan dengan baik.

Jika arsip selama puluhan tahun tersebut ditumpuk dalam satu tempat tanpa ditata dengan baik dan benar, dampak negatifnya akan terasa dalam jangka panjang. ”Misalkan saja kita membutuhkan arsip lima tahun yang lalu, akan sulit jika mencari dari tumpukan-tumpukan yang tidak tertata, ” lanjut Agus. Untuk mengantisipasi hal demikian, UPT TU dan Kearsipan bersama Biro Keuangan membentuk Depo Arsip Keuangan.

Upaya outsourcing pun diambil untuk pengelolaan Depo Arsip Keuangan baru ini. Langkahnya dengan memperkerjakan mahasiswa Jurusan Ilmu Informasi dan Perpustakaan Universitas Airlangga (IIP UA) yang nantinya bakal didampingi dengan pengelola arsip ITS. Mereka ditugaskan dalam pemilahan arsip.

Arsip yang disimpan dalam Depo Arsip Keuangan tersebut bersifat dinamis aktif. Di mana frekuensi penggunaannya tinggi karena sering digunakan selama keberlangsungan kerja. ”Contoh arsip dinamis aktif ini seperti SPJ (surat pertanggungjawaban, red), bukti setor pajak, dan sejenisnya,” papar Agus.

Setelah melakukan pemilahan, entri data dilakukan untuk membuat klasifikasi arsip. Depo yang diketuai oleh Febri Windawan AMd ini pun bertanggung jawab dalam konten informasi dan juga pemeliharaan arsip keuangan nantinya.

Meski ruangan masih terbatas, menurut Agus, namun sarana untuk arsip keuangan sendiri lebih baik dibandingkan sebelumnya. ”Arsip tertumpuk di gudang, tempatnya juga tidak memungkinkan untuk bisa menyimpan arsip dengan baik,” jawab Agus ketika ditanya kondisi pengarsipan keuangan sebelumnya.

Oleh sebab itu, dengan adanya sistem yang saling mendukung ini, Biro Keuangan menjadi lebih mudah melakukan control keuangan, sedangkan UPT TU dan Kearsipan dapat menjaga arsip-arsip keuangan dengan rapi. Buktinya, dalam waktu sekitar dua bulan, arsip keuangan sudah tertata cukup rapi.

Selain dengan Biro Keuangan, saat ini UPT TU dan kearsipan juga sedang bekerja sama dengan Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM). Meski belum menuai kesepakatan, namun sempat diadakan diskusi terkait rencana pengelolaan arsip penelitian dan kerja sama yang selama ini hanya dijadikan sebagai alat bukti SPJ. ”Nantinya kita ingin menjadikan arsip-arsip penelitian tersebut sebagai karya intelektual ITS dan pusat rujukan untuk riset-riset selanjutnya, ” paparnya.

Agus juga berharap, ke depannya unit-unit yang lain dapat bergabung bersama UPT TU dan Kearsipan. Dengan penataan arsip sesuai standarnya, unit kerja akan semakin mudah dalam menelusur arsip-arsip aktif yang telah dimiliki. ”Otomatis dapat memperlancar kinerja unit tersebut, ” tandasnya. (oly/nir)