Pada masa ujicoba penggunaan e-surat tersebut, UPT TU dan Kearispan bersama BTSI juga telah menerima banyak masukan dari beberapa unit kerja terkait dengan penyesuaian konten e-surat dengan kondisi pengelolaan distribusi surat pada unit kerja. Sehingga konten e-surat juga telah diperbaiki.

Untuk itu, Pembantu Rektor III ITS menerbitkan Surat Edaran nomor: 3989/IT2.III/TU.00/2013 tertanggal 14 Maret 2013 mengimbau kepada seluruh pimpinan unit kerja di lingkungan ITS untuk dapat menerapkan penggunaan e-surat ini terhitung mulai tanggal 1 April 2013 mendatang.

Guna mendukung kesiapan penerapan e-surat tersebut, diimbaukan juga kepada masing-masing unit kerja agar segera mempersiapkan sumber daya manusia (SDM) yang dikhususkan untuk menangani e-surat ini dan juga menyusun Standar Operasional dan Prosedur (SOP) penggunaan e-surat untuk memperjelas pembagian tugas penggunaan e-surat ini.

Petugas khusus yang bertanggungjawab menangani e-surat sesuai SOP ini terbagi atas pengelola e-surat (Unit A), pengelola e-surat (Unit B), dan pimpinan (Unit B). Pengelola e-surat (Unit A) ini bertugas pembuatan surat mulai dari draft surat sampai dengan surat telah ditandatangani pimpinan, pengambilan nomor surat melalui aplikasi e-surat, digitalisasi surat (setelah dibubuhi nomor surat dan stempel), dan pengiriman surat melalui aplikasi e-surat baik kepada satu unit kerja maupun beberapa unit kerja.
 
Untuk pengelola e-surat (Unit B) bertugas menerima surat dan memberikan notifikasi kepada pimpinan. Sementara, pimpinan (Unit B) bertugas menerima surat setelah mendapatkan notifikasi dari bagian penerima surat. Sedangkan SOP untuk penerimaan surat melalui aplikasi e-surat melibatkan pengelola e-surat yang bertugas menerima surat dari aplikasi e-surat, menotifikasi kepada pimpinan perihal adanya surat masuk, dan mendisposisikan surat sesuai dengan perintah pimpinan.

Pimpinan dalam hal ini bertugas menerima notifikasi dari e-mail bahwa ada surat masuk dan memerintahkan kepada pengelola e-surat untuk mendisposisikan surat atau mendisposisikan surat secara langsung kepada yang bersangkutan melalui aplikasi e-surat.(*)