Menjelang proses pengambilan mata kuliah oleh mahasiswa ITS, Integra-ITS sering kali menjadi topik perbincangan di kalangan mahasiswa. Pasalnya, dalam momen pengisian Forum Rencana Studi (menghasilkan istilah ‘FRS-an’) tersebut, Sim Akademik Integra-ITS seringkali bermasalah. Baik sekadar berjalan dengan lambat, hingga benar-benar tidak bisa diakses.

Arief Rahman ST MSc, Kepala Pengolaan dan Pelayanan TIK dari Badan Teknologi dan Sistem Informasi (BTSI) ITS, tahu persis masalah tersebut. Namun rupanya, tidak semua permasalahan berasal dari sistem informasi terintegrasi tersebut sendiri. 

Permasalahan yang utama adalah masalah daya tampung pengunjung online di Integra-ITS. Pintu masuk menuju Sim Akademik ini memiliki kapasitas tersendiri. Kapasitas itu tak sebanding dengan jumlah mahasiswa ITS saat mereka masuk Integra-ITS pada saat bersamaan.

Permasalahan dalam proses pengisian FRS sering kali terjadi pada hari pertama. Pasalnya, pada hari itu banyak sekali mahasiswa yang log in di Sim Akademik. Mereka ingin sesegera mungkin untuk mengambil mata kuliah yang mereka inginkan. Sehingga terjadi penumpukan yang mengakibatkan sistem berjalan tidak lancar, bahkan macet. "Padahal dalam sistemnya sudah kami bagi-bagi menurut fakultas masing-masing mahasiswa, akan tetapi pada kenyataannya masih tetap menumpuk," ujarnya.

Hal ini juga terkait dengan kebiasaan buruk mahasiswa yang mengaksesnya. "Setelah log in dan memilih mata kuliah, mereka tidak langsung log out, tetapi menunggu, dan itulah salah satu hal yang menyebabkan  penumpukan," tambah Arif.

Tidak mengherankan bila Arif mengimbau kepada para mahasiswa agar menggunakan Sim Akademik dengan cara yang paling baik dan efisien. Ia juga menyarankan agar mahasiswa merencanakan terlebih dahulu mata kuliah yang akan mereka ambil. Lebih cepat proses pengisian online, lebih cepat sistem berjalan.

Faktor lokasi
Di sisi lain, Arif juga menjelaskan bahwa kelancaran sistem turut dipengaruh oleh lokasi mahasiswa mengakses Sim Akademik. Jika mahasiswa menggunakan jaringan di luar kampus, prosesnya lebih lama. "Sebaliknya, jika menggunakan jaringan internal di dalam kampus ITS, maka sistem juga akan berjalan lancar," terangnya.

BTSI, dibantu dengan Badan Akademik, selalu memonitor proses di dalam Sim Akademik tersebut. Mereka juga selalu berusaha untuk memahami pengguna, serta akan menambah kapasitas dari SIM Akademik agar tidak terjadi penumpukan lagi. "Kami juga minta maaf kepada seluruh mahasiswa jika ada ada hak-hak mereka  yang belum bisa kami penuhi,termasuk dalam hal keterbatasan sistem," pungkasnya. (guh/lis)