Pengelolaan basis data ini meliputi identifikasi kebutuhan data manajemen ITS, standarisasi basis data melalui penyusunan kamus data ITS, penyimpanan data dalam suatu basis data yg terstruktur baik melalui Sistem Informasi Manajemen (SIM) maupun dalam suatu aplikasi penyimpanan data, serta pengolahan data menjadi informasi yang berguna dalam proses pengambilan keputusan.

ITS telah menerapkan integrasi basis data yang ada di berbagai sumber data, baik yang dikelola terpusat maupun data yang berada di masing-masing program studi. Integrasi data antar sistem informasi manajemen diwujudkan dalam suatu model Pangkalan Data ITS (PD-ITS). Ke depan, PD-ITS akan selaras dengan Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT).

Basis data utama yang telah dibangun dan dimutakhirkan setiap saat antara lain basis data mahasiswa, pengajaran, evaluasi perkuliahan, tenaga pendidik, tenaga kependidikan, keuangan, inventaris, ruang, kegiatan dan prestasi mahasiswa, bahan ajar, organisasi, penelitian, tugas akhir/thesis, kepegawaian, dan alumni.

Mekanisme pemutakhiran data mengikuti proses bisnis yang telah disusun dalam sistem informasi manajemen. Validasi data juga dilakukan melalui sistem informasi manajemen yang sudah cukup baik dan terverifikasi dengan berjalannya proses bisnis tersebut. Sehingga data yang terdapat dalam sistem informasi manajemen dapat diolah dengan mudah menjadi bahan pertimbangan manajemen serta untuk evaluasi diri.

ITS telah memiliki sistem informasi yang dilengkapi sistem pelaporan dan monitoring data berbasis dashboard management system seperti yang telah dikembangkan dalam sistem informasi keuangan. Pengelola suatu proses bisnis dapat dengan cepat dan akurat melihat pola-pola yang terkait dengan data-data. Sehingga pengambilan keputusan dapat lebih cepat dan mampu digunakan sebagai early warning system dalam proses manajerial institusi. Hampir semua sistem informasi yang telah berjalan di ITS, dilengkapi dengan modul reporting untuk mempermudah proses pengambilan dan pengolahan data sebagai bagian dari proses evaluasi diri.

Keamanan basis data merupakan salah satu aspek penting yang dijaga oleh BTSI ITS. Sehingga mekanisme pengumpulan dan permintaan data dilewatkan melalui Pusat Data dan Pelaporan. Selain keamanan, kerahasiaan data institusi juga dijaga oleh ITS agar basis data bermanfaat dalam pengelolaan institusi.

Beberapa sumber data yang berasal dari entitas utama yaitu mahasiswa, tenaga pendidik, dan tenaga kependidikan ada yang belum tertampung dalam suatu mekanisme sistem informasi yang berjalan mengikuti proses bisnis tertentu. Seperti hasil penelitian dosen yang dilakukan secara mandiri atau laporan kegiatan himpunan masih harus dikumpulkan oleh petugas di unit-unit kerja atau program studi.

Melalui Pusat Data dan Pelaporan, data-data yang belum tertampung dalam suatu basis data yang terintegrasi, akan dikoordinasikan bersama pengelola-pengelola data di unit-unit kerja. Setiap program studi di ITS memiliki seorang tenaga kependidikan yang bertanggung jawab dalam mengumpulkan dan menyimpan data-data yang bersifat khusus atau belum tertampung pada basis data terpusat. Analisis dan evaluasi basis data yang digunakan dalam proses manajerial institusi maupun untuk evaluasi diri dilakukan bersama oleh Satuan Pengawasan Mutu dan Penilaian Kinerja, Pusat Data dan Pelaporan, serta BKPKP-ITS. (*)