Beberapa hal tentang Repository ITS yang perlu untuk diketahui adalah sebagai berikut:
1.    Dokumen ter-upload, diberikan identitas logo dalam bentuk watermark yang meng-cover setiap halaman penuh. Sudah pernah dipraktikkan bila disalin (copy paste) hasilnya akan berantakan (teks dan lainnya). Hal ini sekaligus juga sebagai security data.
2.    Dokumen ter-upload, dilengkapi dengan viewer agar dapat dilihat dan dibaca full text per halaman oleh pemustaka.
3.    Sistem Repository ITS tidak menyediakan fasilitas download.
4.    Repository ITS menggunakan sistem keanggotaan, sehingga dengan sistem tersebut pemustakanya terseleksi dan tercatat. Yang bukan anggota atau guest hanya bisa melihat judul, abstrak, daftar isi, bab 1 dan kesimpulan (pada public domain) serta daftar pustaka. Sedangkan untuk melihat bab 2, bab 3 dan bab 4 tidak bisa meskipun di repository. Foldernya dapat dilihat (bila diklik akan diperoleh abstrak). Sedangkan yang terdaftar sebagai member dapat melihat dan membaca fulltext-nya bab 2, bab 3 dan bab 4 tapi tidak bisa didownload (member domain).
5.    Khusus untuk tesis dan disertasi, yang diijinkan baik untuk public domain maupun member domain hanya judul abstrak, daftar isi, daftar pustaka, bab 1 dan kesimpulan (dua yang terakhir baru akhir 2011 diijinkan).
6.    Manfaat Repository, karya yang ter-upload bisa menjadi sarana rujukan untuk riset selanjutnya. Sehingga lahir karya ilmiah baru, perkembangan dari yang sudah ada. Karya yang ter-upload, bisa menjadi tolok ukur kualitas dan bobot karya ilmiahnya dengan ditandai banyaknya sitiran yang mensitasi dari karya ilmiah yang ter-upload.

Tim Perpustakaan telah berusaha semaksimal mungkin membuatkan security data, dibantu dari tim Badan Teknologi dan Sistem Informasi (BTSI) ITS. Namun demikian, bukan tidak mungkin dengan apa yang telah dilakukan tersebut bisa menghindarkan dari para ahli IT yang mampu membobolnya. Untuk itu pula, diharapkan adanya partisipasi terutama yang mempunyai kapasitas untuk keamanan data agar peduli dan membantu dalam mengelola data base karya ilmiah ITS. (*)