”Bisa dibilang, pencapaian kami tergolong sejajar dengan unit pengarsipan milik Universitas Gadjah Mada (UGM) yang telah berdiri sejak puluhan tahun yang lalu,” imbuh Agus Santoso SSos, Kepala UPT TU dan Kearsipan ITS. Ia mengatakan, hal ini berimplikasi dengan besarnya atensi pihak eksternal terhadap unit termuda di ITS ini.

Tak ayal, beberapa Perguruan Tinggi Negeri (PTN) dan swasta pun tak jarang menyambangi markas unit yang telah dirintis sejak 2009 silam. Misalnya saja, Universitas Udayana, Politeknik Negeri Malang, dan Institut Teknologi Bandung. ”Untuk PTS-nya adalah Universitas Surabaya,” tambahnya.

Menurutnya, untuk mencapai tahapan ini, sedikitnya ada beberapa hal yang telah dilakukan. Di antaranya, pembenahan ruangan, pengadaan peralatan kearsipan, dan membentuk sistem pengelolaan arsip sederhana serta SIM kearsipan. ”Maka dari itu, budaya untuk melestarikan arsip berharga ITS akan terus kami galakkan guna menunjang sistem yang telah berjalan,” jelasnya.

Tak hanya itu, predikat empat besar pengelola arsip terbaik di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan juga disematkan pada unit beranggotakan 19 pegawai ini. Meski begitu, mulusnya prestasi yang diraih unit ini tak berarti tidak adanya kendala yang dihadapi. ”Belum dikenalnya unit ini di lingkungan sivitas akademika ITS boleh jadi menjadi kendala kami selama ini,” sebut pria yang melanjutkan studinya di bidang komunikasi.

Hal ini diperparah dengan belum lengkapnya fasilitas perlengkapan kearsipan di banyak unit kerja lain di ITS. Belum adanya arsiparis yang menduduki jabatan fungsional di unit ini juga digadang-gadang menjadi salah satu kendala. ”Ini mengacu pada tata aturan sesuai arahan pemerintah,” tutur pria asal Madiun ini.

Menghadapi berbagai kendala, unit yang resmi berdiri April 2012 ini tak tinggal diam. Sederet program penunjang pengelolaan kearsipan di ITS pun tengah dipersiapkan. Salah satunya adalah lewat momen Dies Natalis ITS ke-52, unit ini mengadakan kompetisi pengelola arsip se-ITS. ”Dengan begitu, pembenahan kearsipan di banyak unit kerja ITS akan berjalan secara otomatis pula,” gagasnya.

Dalam segi pengamanan, unit ini juga ditunjang dengan berbagai peralatan untuk mengamankan arsip ITS sejak tahun 1960. ”Terdapat CCTV dan perlengkapan kebakaran yang telah tersedia di unit ini, beberapa petugas dari Satuan Keamanan Kampus (SKK) juga telah disiapkan,” tutup pria berusia 27 tahun ini. (man/esy)