Ditemui di sela coffe break, Pembantu Rektor III, Prof Drs Nur Iriawan MIKom PhD menjelaskan apa yang melatarbelakangi perubahan total pada struktur organisasi di ITS saat ini. Menurutnya, OTK yang menjadi landasan kerja organisasi di ITS telah cukup umur, sedangkan jaman telah banyak berubah.

Namun, Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi) para pejabat tetap stagnan tidak bergerak sama sekali. ”Jadi sekarang memang sudah saatnya berubah,” jelasnya. Beberapa organ yang tidak tercantum dalam OTK lama diantaranya adalah UPT Fasilitas Akademik serta Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi (BAPSI). Sehingga ITS pun membuat pengadaan sendiri terkait dengan organ tersebut.

Nur menjelaskan lebih lanjut, rekonstruktuksi organisasi saat ini telah disesuaikan dengan Statuta ITS yang baru. Dalam Statuta pasal 16 disebutkan bahwa organ di ITS terdiri dari empat buah organ. Organ tersebut di antaranya adalah Organ Rektor, Senat, Badan Pengawas, serta Dewan Pertimbangan.

Selanjutnya, jabatan dibawah empat organ tersebut dalam Statuta tidak diberikan bentuk standarnya. ”Sehingga terserah sistem organisasi dibawahnya mau dibentuk seperti apa,” papar dosen Jurusan Statistika tersebut.

Saat ini, OTK masih dalam proses permintaan persetujuan kepada Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud). Sebab, OTK berhubungan erat dengan pemberian gaji pada Sumber Daya Manusia (SDM) yang bekerja dibawah institusi.

Satu bagian yang benar-benar baru dalam restrukturisasi organisasi ITS kali ini yaitu adanya Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdapat di jurusan. Nur menjelaskan bahwa tugasnya adalah untuk membantu Ketua Jurusan (Kajur) dalam koordinasi pelayanan agar pelayanan terhadap customer menjadi lebih baik. ”Kasubag nantinya diletakkan dibawah Kajur,” tukasnya.

Menurutnya, ITS termasuk perguruan tinggi yang taat aturan terhadap pembagian fakultas dan jurusan. Pasalnya, ITS membagi rata satu fakultas dengan beberapa jurusan. Sedangkan Universitas Gadjah Mada (UGM), Nur menyontohkan, menjadikan Jurusan Biologi hanya menjadi satu fakultas. Oleh karena itu, pelayanan di tingkat jurusan harus lebih ditingkatkan agar seolah-olah sebuah fakultas tersendiri.

Pada dasarnya, level organisasi di ITS terdiri dari tiga bagian. Yakni tingkat atas, alias rektorat, lalu disusul dekanat, serta jurusan. Nur menjelaskan bahwa dalam tingkat menengah tersebut, SDM dikurangi dan di-push ke jurusan. Hal tersebut dikarenakan proses kerja saat ini lebih banyak dilakukan di jurusan. ”Seperti dalam Statuta, ITS menjunjung prinsip efisiensi termasuk terkait dengan SDM,” tandasnya.

Tidak secara mentah dipilih, sebelum penempatan jabatan baru, terdapat psikotes dan tes presentasi yang harus dilalui oleh para pejabat yang akan menduduki jabatan tersebut. Penempatan pekerjaan tersebut pun didasarkan pada lulusan bidang keilmuannya dan rolling pekerjaan. Dengan harapan yang telah bekerja di satu bagian dapat merasakan menjadi pekerja di bagian yang lain.

Disisi lain, Nur mengungkapkan bahwa penempatannya pun harus sesuai. Pejabat yang dalam masa kerja lama adalah seorang kepala biro, maka tidak mungkin jabatannya diturunkan, sehingga diletakkan pada jabatan yang setara dengan kepala biro tersebut. ”Sedangkan pejabat lainnya yang berprestasi baik bisa naik jabatannya,” ungkap Nur.

Setelah para pejabat didudukkan sesuai dengan ruh OTK, maka digelar Rapat Kerja, Rabu (14/3), yang membahas detail tentang segala hal yang menjadi Tupoksi dari masing-masing pejabat. Nur menjelaskan bahwa isi dari OTK tidak dijelaskan secara terperinci.

Sehingga dalam Raker, harus dijelaskan secara gamblang agar para pejabat yang akan melaksanakannya mengerti dengan baik apa tugas pokoknya. Dalam Raker tersebut dibahas yang sudah dilantik itu tugasnya apa, bekerja untuk siapa, maupun siapa customer-nya. (fin/fz)