Sosialisasi kearsipan ini diadakan untuk mempersiapkan pembentukan unit arsip ITS. Agung Pamudjo SSos  yang juga kepala sub bagian tata usaha mengatakan bahwa saat ini ITS belum mempunyai unit khusus yang mengelola kearsipan ITS sehingga pengelolan arsip dilakukan tata usaha ITS. “Nah, acara ini merupakan embrio untuk melahirkan unit arsip institut tersebut,” terangnya.

Keberadaan unit arsip ini sendiri sangatlah penting untuk lembaga pendidikan negeri milik pemerintah seperti ITS. Hal ini berdasarkan pasal 27 ayat 2 UU No 43 tentang kearsipan di lingkungan perguruan tinggi negeri (PTN) yang dikeluarkan Kemdiknas yakni tentang kewajiban PTN membentuk arsip perguruan tinggi negeri. Pada dasarnya UU ini merupakan penyempurnaan dari UU No 7, dimana salah satu pertimbangan disempurnakannya undang-undang tersebut adalah perkembangan Teknologi Informasi (TI) yang terjadi saat ini.

Agung mengatakan bahwa saat ini fasilitas dan sumber daya untuk pembentukan unit arsip ITS sudah ada. “Tinggal pembentukannya saja, dan Insya Allah tahun depan akan dibentuk,”jelasnya. Selain itu, ITS juga akan melakukan studi banding ke Universitas Gadjah Mada (UGM) Jogjakarta untuk mempelari sistem kearsipan disana.

Nantinya, semua arsip di lingkungan civitas ITS seperti Unit Pelaksana Teknis (UPT) dan seluruh jurusan akan terpusat di unit arsip ITS, sehingga pengelolaannya akan lebih mudah. “Selain itu, dengan sistem kearsipan terpusat seperti itu pencarian data akan lebih mudah dan meminimalkan kehilangan arsip,“ imbuhnya.

Sementara itu, Acara Sosialisasi Kearsipan ini menghadirkan dua pembicara yakni Drs Imam Gunarto dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), dan Endah Fitriyah Manan dari Universitas Airlangga. Masing-masing membicarakan topik tentang pelaksanaan UU yang baru tentang kearsipan di PTN, dan pentingnya Unit Kearsipan di Perguruan Tinggi.

Pada materi pertama, para arsiparis ITS lebih dibekali tentang bagaimana penerapan sistem kearsipan yang sesuai dengan undang-undang yang baru. Lebih dari itu, Imam Gunarto selaku pembicara juga menerangkan kepada peserta sosialisasi tentang pentingnya perguruan tinggi untuk memiliki unit khusus yang bertugas menangani seluruh arsip instutut. “ITS harus memiliki unit khusus untuk melakukan pengolahan arsip,” ujarnya saat memberi materi.

Tak jauh beda dengan materi sebelumnya, Endah Fitriyah yang menjadi pembicara selanjutnya juga berbicara tentang urgensi unit kearsipan di perguruan tinggi. Wanita berjilbab ini mendukung upaya ITS untuk membentuk unit kearsipan yang menerapkan standar Kemdiknas. “Saya salut ketika mendengar ITS akan membentuk unit kearsipan,” ungkapnya pada para peserta sosialisasi. Endah mengaku bahwa hingga saat ini Unair saja masih belum memiliki unit khusus untuk menangani urusan arsip.  (rik/m3/nrf)