BURB

BIRO UMUM DAN REFORMASI BIROKRASI

Sekilas Kearsipan dan Dokumentasi Multimedia

Tentang Kami

Sebagai sebuah Perguruan Tinggi Negeri yang berkomitmen terhadap peningkatan kualitas pelayanan kepada seluruh civitas akademika maupun stakeholder di luar ITS, Institut Teknologi Sepuluh Nopember senantiasa melakukan pembenahan terhadap kinerja pelayanan administrasi di lingkungan ITS. Salah satu kegiatan administrasi yang dilakukan di lingkungan ITS adalah kegiatan pengelolaan arsip sebagai sumber informasi vital bagi ITS dan kegiatan distribusi surat sebagai alat komunikasi berjalannya sebuah organisasi. Subbagian Kearsipan adalah salah satu unsur penunjang yang memiliki tanggung jawab dalam mengelola informasi baik dalam bentuk surat maupun arsip. Unit Kearsipan ITS merupakan Unit yang baru saja dibentuk pada tahun 2012 sebagai bentuk respon ITS terhadap Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan yang dalam salah satu pasalnya menyebutkan bahwa setiap Perguruan Tinggi Negeri wajib membentuk arsip Perguruan Tinggi. Selain itu adanya Undang-Undang RI Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik memberikan kewajiban bagi setiap lembaga Pemerintah termasuk Perguruan Tinggi Negeri untuk menyediakan informasi bagi masyarakat secara optimal. Kemampuan ITS dalam menyediakan informasi ini jelas harus didukung dengan sistem pengelolaan informasi yang baik dan terpusat. Peran ini dapat dilakukan olehSubbagian Kearsipan ITS. Subbagian Kearsipan dibawah koordinasi Bagian TUK Biro Umum yang mana dalam salah satu program bidang tiga tersebut adalah menciptakan prosedur pengelolaan distribusi informasi yang lebih efektif dan efisien melalui implementasi sistem informasi dan e-layanan terpadu. Selain melakukan pebenahan pengelolaan arsip di seluruh lingkungan ITS, Subbagian Kearsipan saat ini juga mengembangkan pengelolaan pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi.

Visi

Menjadikan Sub Bagian Kearsipan ITS sebagai pusat distribusi dan pelestarian informasi untuk mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi, seni dan budaya

Misi

  1. Menjadi pusat pengelolaan arsip di lingkungan ITS
  2. Menjadi pusat pemeliharaan dan pelestarian arsip statis di lingkungan ITS
  3. Menjadi pusat pelayanan informasi tentang kearsipan di lingkungan ITS
  4. Menjadi pusat pemberdayaan arsip guna kepentingan institut dan masyarakat umum

Tugas

  1. Membina, mengarahkan dan mengembangkan kompetensi dan talenta personil dalam unit kerja.
  2. Menyelengarakan program kerja dan kegiatan yang selaras dengan kebijakan dalam lingkup kearsipan dan dokumentasi multimedia.
  3. Melaporkan kinerja hasil program kerja dan kegiatan dalam lingkup kearsipan dan dokumen multimedia.
  4. Menyelenggarakan layanan prima dalam lingkup kearsipan dan dokumentasi multimedia dengan arsip reformasi birokrasi dan zona integritas.

Fungsi

  1. Membantu merumuskan norma, standar, prosedur, dan kriteria kearsipan.
  2. Melaksanakan manajemen pengelolaan arsip dinamis dan statis, yang meliputi penciptaan, pemeliharaaan, pengolahan, penilaian, dan penyusutan.
  3. Pelaksanaan kegiatan penyimpanan dokumen dan s urat secara konvensional maupun elektronik.
  4. Melakukan akuisisi arsip dan dokumen multimedia.
  5. Melakukan proses alih media menjadi arsip digital dari arsip tercetak.
  6. Melaksanakan kegiatan pembinaan kearsipan kepada seluruh pegelola arsip.
  7. Pengelolaan arsip berbasis konvensional maupun elektronik

Subbagian Kearsipan dan Dokumentasi Multimedia dipimpin oelh seorang Kepala Subbagian, yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Administrasi Umum dan Kearsipan Digital.

Halaman Terkait

Berita Kearsipan