BURB

BIRO UMUM DAN REFORMASI BIROKRASI

Alur Surat Elektronik

 

Surat Elektronik

Keep in touch merupakan tujuan dari aplikasi myITSoffice yang telah dibagun dengan berbagai kemudahan menu diantaranya adalah :

  1. Membuat surat secara template dan wordprocessor
  2. Terdapat menu persetujuan / penolakan (revisi)
  3. Menu validasi surat : paraf dan tanda tangan
  4. Notifikasi berupa tembusan bagi Pejabat AL apabila pegawai diberi surat tugas
  5. Membuat dan mengelola grop
  6. Menu disposisi berjenjang dan forward bagi pejabat
  7. Database terintegrasi dengan sistem yang relevan
  8. Riwayat tracing surat yang detail memudahkan proses pelacakan
  9. Menu Muiltiuser mempermudahkan tracing aktivitas pengguna myitsoffice
  10. Fasilitas Scan Reader pada aplikasi mobile untuk mempermudah mengetahui file asli dari surat yang dibuat (Scan QR Code)

Alur Surat Elektronik

Alur Pengelolaan Surat Elektronik pada gambar 1 diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : Petugas Tata Usaha sebagai pengguna yang bertugas untuk membuat surat elektronik melalui fitur text editor (surat template bebas) ataupun fitur surat dengan menggunakan template surat baku yang telah tersedia dalam fitur sistem informasi myITSoffice. Untuk selanjunya draft surat diajukan untuk mendapat verifikasi secara elektronik oleh pejabat yang berada dilingkungan unit atau pejabat yang mengetahui kegiatan. Proses berikutnya adalah pembubuhan paraf terhadap surat tugas secara elektronik oleh 2 (dua) pejabat dibawah pejabat penanda tangan. Apabila telah selesai, maka tahap berikutnya, surat tugas akan ditandatangani secara elektronik oleh pejabat yang berwenang. Dengan selesainya penandatangan surat elektronik, maka artinya surat elektronik telah tercipta dengan kelengkapan informasi kode pengaman surat menggunakan QR (Quick Response) Code sebagai penanda legalisasi.

Distribusi surat untuk jenis surat elektronik diatas secara otomatis akan dikirimkan melalui notifikasi berupa tembusan kepada: pegawai yang ditugaskan, atasan langsung, atasan atasan langsung dan tata usaha unit yang membuat.